Cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel: Công thức, ví dụ thực tế

Hàm HLOOKUP trong Excel là công cụ tra cứu dữ liệu hàng ngang mạnh mẽ, giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng dựa trên giá trị của hàng đầu tiên. Thông qua bài viết này, MHG sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách dùng HLOOKUP trong Excel từ cơ bản đến nâng cao, đồng thời chia sẻ bí quyết kết hợp linh hoạt giữa VLOOKUP và HLOOKUP để tối ưu hóa công việc. Theo dõi ngay.

Hàm HLOOKUP trong Excel là gì?

Hàm HLOOKUP trong Excel – HLOOKUP là viết tắt của cụm từ “Horizontal Lookup”, nghĩa là tìm kiếm theo chiều ngang. Đây là một hàm tham chiếu được sử dụng để tìm kiếm một giá trị nhất định trong hàng trên cùng của một bảng hoặc mảng dữ liệu, sau đó trả về giá trị trong cùng một cột từ một hàng mà bạn chỉ định. Công cụ này cực kỳ hữu ích khi bạn làm việc với các bảng dữ liệu có tiêu đề nằm ở cột bên trái và các giá trị dữ liệu trải dài theo hàng ngang.

Cơ chế hoạt động của lệnh HLOOKUP trong Excel bắt đầu bằng việc quét từ trái sang phải trên hàng đầu tiên của vùng dữ liệu đã chọn. Khi tìm thấy giá trị khớp với yêu cầu, hàm sẽ dừng lại tại cột đó và đếm xuống số hàng mà người dùng đã thiết lập để lấy kết quả cuối cùng. Hiểu được hàm HLOOKUP trong Excel để làm gì giúp bạn xử lý các bảng biểu như bảng thuế, bảng xếp loại học sinh hay bảng giá sản phẩm một cách chuyên nghiệp.

Công thức hàm HLOOKUP trong Excel và giải thích các tham số

Để sử dụng thành thạo công thức HLOOKUP trong Excel, bạn cần hiểu rõ cấu trúc và ý nghĩa của từng thành phần bên trong hàm. Công thức hàm HLOOKUP trong Excel là:

= HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

 

• Lookup_value: Đây là giá trị bạn muốn tìm kiếm, giá trị này phải nằm ở hàng đầu tiên của bảng dữ liệu tham chiếu.
• Table_array: Vùng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm và giá trị kết quả, bạn nên cố định vùng này bằng phím F4 để tránh sai sót khi sao chép công thức.
• Row_index_num: Số thứ tự của hàng trong vùng dữ liệu mà bạn muốn lấy kết quả, tính từ hàng đầu tiên là hàng số 1.
• Range_lookup: Tham số tùy chọn, nhập 0 (hoặc FALSE) để tìm kiếm chính xác và nhập 1 (hoặc TRUE) để tìm kiếm tương đối theo khoảng.

Cách dùng HLOOKUP trong Excel qua ví dụ thực tế

Để thành thạo hàm HLOOKUP, bạn cần áp dụng cách sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel vào các tình huống thực tế. Tùy vào yêu cầu công việc, bạn có thể tùy chỉnh kiểu tra cứu của HLOOKUP ở loại tra cứu chính xác tuyệt đối như tra cứu mức lương theo chức vụ hoặc tra cứu tương đối như các bảng điểm xếp loại. Nâng cao hơn bạn có thể sử dụng kết hợp giữa HLOOKUP và VLOOKUP trong Excel để đạt được hiệu quả tra cứu mạnh mẽ nhất.

Hướng dẫn sử dụng hàm HLOOKUP tra cứu mức lương theo chức vụ

Tra cứu chính xác tuyệt đối thường được ứng dụng khi bạn cần truy xuất mức lương cố định dựa trên chức danh công việc trong bảng lương. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị bảng tham chiếu xếp loại với các cột tương ứng (18.500.000 – Nhân viên chính thức, 25.000.000 – Phó phòng, 35.000.000 – Trưởng phòng) 
• Bước 2: Tại ô cần trả về kết quả, nhập hàm:

=HLOOKUP(C3,$C$10:$E$11,2,0)

Trong đó:

• • C3: Giá trị muốn tìm kiếm, số điểm trung bình của học sinh
  • $C$10:$E$11: Vùng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm
  • 2: Thiết lập số hàng trả về là hàng thứ 2 (hàng chứa tên xếp loại như trưởng phòng, phó phòng, nhân viên chính thức)
  • 0: Tìm kiếm chính xác

• Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả, mức lương của từng chức vụ sẽ ngay lập tức xuất hiện tại ô tính. Sử dụng Autofill hoặc Copy,Paste để làm cho các ô còn lại.

Cách dùng lệnh HLOOKUP trong Excel để xếp loại (tra cứu tương đối)

Tra cứu tương đối là giải pháp hoàn hảo cho việc xếp loại học lực hoặc tính mức phần trăm hoa hồng dựa trên doanh số. Trong trường hợp này, giá trị tìm kiếm không cần khớp tuyệt đối mà chỉ cần nằm trong một khoảng giá trị nhất định đã được định nghĩa trước. Dưới đây là 03 bước hướng dẫn chi tiết và cụ thể như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị bảng tham chiếu xếp loại với các cột tương ứng (0 – Yếu, 5 – Trung Bình, 7 – Khá, 9 – Giỏi) theo thứ tự tăng dần.
• Bước 2: Tại ô cần trả về kết quả, nhập hàm HLOOKUP: =HLOOKUP(C4,$C$12:$F$13,2,1)

Trong đó:

• C4: Giá trị muốn tìm kiếm, số điểm trung bình của học sinh
• $C$12:$F$13: Vùng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm
• 2: Thiết lập số hàng trả về là hàng thứ 2 (hàng chứa tên xếp loại như Trung bình, Khá, Giỏi)
• 1: Tìm kiếm tương đối theo khoảng

• Bước 3: Nhấn Enter để hoàn thành hàm và nhận về kết quả. Dùng Autofill hoặc Copy, Paste để thực hiện cho các vùng còn lại.

Cách sử dụng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel kết hợp

Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) tìm kiếm một giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột mà bạn chỉ định. Công thức cụ thể của VLOOKUP là: 

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó: 

• Lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm, giá trị này phải nằm ở cột ngoài cùng bên trái của bảng dữ liệu tham chiếu.
• Table_array: Vùng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm và giá trị kết quả, bạn nên nhấn F4 để cố định vùng này.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị muốn lấy về, tính từ cột đầu tiên của vùng dữ liệu được chọn.
• Range_lookup: Tham số xác định kiểu tìm kiếm, nhập số 0 nếu muốn kết quả chính xác và nhập số 1 nếu muốn kết quả tương đối.

Giả sử bạn cần tính giá phòng cho khách dựa trên bảng dữ liệu “Loại phòng” (Standard – STD, Deluxe – DLX, Suite – SUT) và bảng “Thành tiền” (Standard – 5,000,000), Deluxe – 10,000,000, Suite – 15,000,000). Sử dụng hàm VLOOKUP HLOOKUP trong Excel ở trường hợp này giúp tự động xác định mức giá chính xác. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo hai bảng tham chiếu về Mã phòng, Tên phòng và Thành tiền tại phía dưới của bảng dữ liệu.
• Bước 2: Tại ô kết quả, nhập hàm: 

=VLOOKUP(HLOOKUP(D3,$C$10:$E$11,2,0),$B$15:$C$17,2,0)

Thao tác này sẽ sử dụng Mã Phòng trên bảng chính để tìm kiếm giá Tên Phòng bằng hàm HLOOKUP. Sau đó sử dụng Tên Phòng để so sánh và tìm ra giá tiền ở cột Thành Tiền và trả về ô kết quả bằng hàm VLOOKUP.

• Bước 3: Nhấn Enter để hoàn thành, sử dụng Autofill hoặc Copy, Paste để dán các giá trị tiếp theo vào bảng tính.

Lỗi thường gặp khi thực hiện công thức HLOOKUP trong Excel

Khi thực hiện cách dùng HLOOKUP trong Excel, ngay cả những người dùng lâu năm cũng khó tránh khỏi việc gặp phải các mã lỗi như #N/A hoặc #REF!. Hiểu rõ nguyên nhân đằng sau sẽ giúp bạn bình tĩnh xử lý và khắc phục vấn đề chỉ trong vài giây. Hầu hết các lỗi này xuất phát từ việc định dạng dữ liệu không đồng nhất hoặc xác định sai vùng tham chiếu ban đầu.

• Lỗi #N/A: Xuất hiện khi hàm không tìm thấy giá trị khớp trong hàng đầu tiên của vùng tham chiếu. Bạn nên kiểm tra kỹ lại xem dữ liệu có chứa khoảng trắng thừa hoặc định dạng kiểu số (Number) và văn bản (Text) có đang bị lệch nhau giữa giá trị tìm kiếm hay không.
• Lỗi #REF!: Thường xảy ra khi tham số Row_index_num mà bạn nhập vào lớn hơn tổng số lượng hàng thực tế có trong vùng Table_array đã chọn; điều này khiến Excel không thể xác định được vị trí hàng cần trả về kết quả và báo lỗi tham chiếu vùng không tồn tại.
• Lỗi #VALUE!: Thường gặp khi tham số Row_index_num bị nhập nhỏ hơn 1 hoặc có lỗi sai sót về cú pháp trong quá trình nhập liệu các tham số của hàm. Điều này khiến hệ thống không thể xử lý các giá trị đầu vào để thực hiện các phép toán tham chiếu.
• Kết quả bị sai lệch: Nguyên nhân chủ yếu là do người dùng quên cố định vùng dữ liệu bằng ký hiệu $ (thông qua phím F4) trước khi sao chép công thức. Hệ quả là dẫn đến việc vùng tham chiếu bị tịnh tiến xuống các ô trống hoặc vùng dữ liệu không chính xác khi bạn kéo chuột xuống các dòng phía dưới.

>>>Tìm hiểu thêm về Excel: Hướng dẫn xóa trang trắng trong Excel nhanh chóng, hiệu quả

 

Mẹo tối ưu hóa hiệu suất khi dùng hàm HLOOKUP trong Excel

Đối với hàm HLOOKUP trong Excel bạn không chỉ cần viết đúng công thức mà còn phải biết cách tối ưu hóa để bảng tính chạy nhanh và ít lỗi nhất. Hãy nhớ luôn cố định vùng tham chiếu tuyệt đối; Sắp xếp hàng tiêu đề theo thứ tự tăng dần; sử dụng kết hợp hàm IFERROR; kiểm tra và chuẩn hóa đồng nhất định dạng dữ liệu để luôn đạt được hiệu suất cao trong khi sử dụng hàm Hlookup.

• Luôn cố định vùng tham chiếu tuyệt đối: Bạn hãy tạo thói quen sử dụng ký hiệu $ thông qua phím F4 để khóa chặt bảng dữ liệu nguồn. Tuy nhỏ nhưng việc này giúp đảm bảo tính nhất quán cho toàn bộ cột kết quả và ngăn chặn các sai sót nghiêm trọng khi thực hiện thao tác kéo công thức cho lượng dữ liệu lớn.
• Sắp xếp hàng tiêu đề theo thứ tự tăng dần: Trong trường hợp bạn sử dụng kiểu tra cứu tương đối (Range_lookup = 1), hãy chắc chắn rằng hàng tiêu đề đã được sắp xếp từ nhỏ đến lớn. Điều này giúp thuật toán của Excel hoạt động chính xác theo cơ chế tiệm cận và không trả về các kết quả sai lệch ngoài ý muốn.
• Sử dụng kết hợp hàm IFERROR: Bạn nên lồng hàm HLOOKUP vào bên trong hàm IFERROR để tự động thay thế các mã lỗi hệ thống gây mất thẩm mỹ bằng một khoảng trắng hoặc các thông báo thân thiện như “Không tìm thấy dữ liệu”. Cách làm này sẽ giúp báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp, sạch sẽ và dễ theo dõi hơn đối với người xem và cả người làm việc với bảng tính.
• Kiểm tra và chuẩn hóa đồng nhất định dạng dữ liệu: Trước khi bắt đầu viết hàm, bạn hãy bôi đen toàn bộ dữ liệu và chuyển chúng về cùng một định dạng nhất quán như General hoặc Number. Thao tác chuẩn hóa này giúp loại bỏ triệt để lỗi #N/A phổ biến do sự khác biệt giữa định dạng số và định dạng văn bản gây ra.

>>>Xem thêm: Cách Khóa Ô Trong Excel Không Cho Chỉnh Sửa

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi	Câu trả lời
Hàm HLOOKUP có phân biệt chữ hoa chữ thường không?	Không phân biệt. Excel coi “apple” và “APPLE” là giống nhau khi thực hiện tra cứu bằng HLOOKUP.
Có thể dùng HLOOKUP để tìm giá trị bên trái không?	Không thể. Hàm chỉ tìm từ hàng đầu tiên trở xuống, không thể tìm ngược lên phía trên hàng tiêu đề.
Tại sao hàm HLOOKUP trả về kết quả sai khi bỏ trống Range_lookup?	Nếu bỏ trống, Excel mặc định là TRUE (tra cứu tương đối), dẫn đến kết quả sai nếu dữ liệu chưa được sắp xếp.
Có hàm nào mạnh hơn HLOOKUP hiện nay không?	Hàm XLOOKUP trong Office 365 có thể thay thế cả VLOOKUP và HLOOKUP với nhiều tính năng thông minh hơn.

Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về HLOOKUP trong Excel, từ định nghĩa, công thức đến các ví dụ thực tế và cách xử lý lỗi chuyên sâu. Xác định đúng hướng của dữ liệu (ngang hay dọc) là chìa khóa quan trọng nhất để bạn quyết định sử dụng hàm HLOOKUP một cách hiệu quả. Như vậy, nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào cần được hỗ trợ về thủ thuật Microsoft Excel, vui lòng liên hệ ngay MHG qua Hotline 024.9999.7777.