So sánh Google Forms và Microsoft Forms chi tiết nhất

Google Forms và Microsoft Forms là hai công cụ tạo biểu mẫu, khảo sát và bài kiểm tra trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Thông qua bài viết này, MHG sẽ cung cấp cho bạn một góc nhìn toàn diện để so sánh Google Forms vs Microsoft Forms về giao diện, tính năng, và khả năng bảo mật thông tin. Hãy cùng khám phá ngay giải pháp tối ưu cho tổ chức của bạn.

Google Forms và Microsoft Forms khác nhau như thế nào?

Google Forms và Microsoft Forms là hai hệ thống phần mềm tạo biểu mẫu và khảo sát trực tuyến hàng đầu hiện nay, thuộc hai hệ sinh thái đám mây khổng lồ là Google Workspace và Microsoft 365. Cả hai công cụ đều hỗ trợ người dùng thiết kế các bảng câu hỏi khảo sát nhanh chóng, thu thập ý kiến phản hồi tự động và lưu trữ dữ liệu an toàn trên mây.

Dưới đây là các mục so sánh giữa Google Form và Microsoft Form bao gồm: Giao diện làm việc, câu hỏi và thiết lập biểu mẫu, thiết lập phân nhánh câu hỏi, phân tích dữ liệu, phân quyền bảo mật và chia sẻ.

So sánh giao diện làm việc và khả năng thiết kế

Giao diện thiết kế của Google Forms và Microsoft Forms ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm tạo biểu mẫu của quản trị viên và tiến độ hoàn thành công việc khảo sát. Google Forms hướng đến sự tối giản tuyệt đối, giúp người dùng dễ dàng làm quen ngay từ lần đầu sử dụng. Trong khi đó, Microsoft Forms mang lại giao diện hiện đại, chuyên nghiệp với nhiều tùy chọn thẩm mỹ cao cấp.

• Google Forms tối giản: Thiết kế đơn giản với các thẻ công cụ trực quan hiển thị dọc bên phải màn hình làm việc của người dùng.
• Microsoft Forms hiện đại: Tích hợp công cụ gợi ý chủ đề thông minh (Forms Ideas) sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đề xuất màu sắc thẩm mỹ.
• Tùy biến hình nền: Google Forms cho phép tải ảnh tùy chỉnh lên tiêu đề biểu mẫu, trong khi Microsoft Forms hỗ trợ chèn ảnh nền toàn trang trực quan.

So sánh các loại câu hỏi và thiết lập biểu mẫu

Khả năng đa dạng hóa câu hỏi quyết định tính chuyên sâu của dữ liệu thông tin thu thập được từ khách hàng hoặc nhân sự. Google Forms cung cấp hệ thống câu hỏi cơ bản vô cùng linh hoạt cho mọi nhu cầu khảo sát thông thường. Tuy nhiên, Microsoft Forms sở hữu những loại câu hỏi đặc thù vượt trội dành riêng cho môi trường giáo dục và doanh nghiệp.

• Câu hỏi trắc nghiệm: Cả hai bên đều hỗ trợ đầy đủ các dạng trắc nghiệm chọn một, chọn nhiều hoặc lưới trắc nghiệm linh hoạt.
• Đánh giá xếp hạng: Microsoft Forms hỗ trợ câu hỏi xếp hạng ngôi sao hoặc số từ 1 đến 10 vô cùng trực quan và đẹp mắt.
• Thang đo Likert: Microsoft Forms tích hợp sẵn dạng câu hỏi Likert chuyên sâu để đo lường mức độ hài lòng một cách chuẩn xác.
• Xác thực câu trả lời: Google Forms vượt trội hơn nhờ khả năng thiết lập quy tắc kiểm tra định dạng email hoặc số điện thoại đầu vào.

Việc thiết lập các định dạng câu hỏi chuẩn xác giúp bộ phận nghiên cứu thị trường của bạn thu về nguồn dữ liệu sạch, không cần tốn thời gian lọc bỏ các phản hồi rác. Microsoft Forms được đánh giá rất cao nhờ tích hợp thang đo Likert, giúp các cuộc khảo sát ý kiến khách hàng về dịch vụ đạt độ chính xác khoa học cao hơn rất nhiều so với việc cố gắng tự chế các bảng lưới trắc nghiệm thủ công trên các công cụ cũ.

So sánh tính năng thiết lập phân nhánh câu hỏi thông minh

Tính năng phân nhánh (Branching) giúp cá nhân hóa trải nghiệm điền đơn bằng cách dẫn dắt người dùng đến các phần câu hỏi phù hợp. Thiết lập logic thông minh này giúp bứt phá tỷ lệ hoàn thành khảo sát của doanh nghiệp. Cách thức cài đặt phân nhánh của hai công cụ sở hữu những đặc tính kỹ thuật vô cùng riêng biệt.

• Logic của Google Forms: Cho phép người dùng chuyển hướng đến các phần (Sections) khác nhau dựa trên câu trả lời trắc nghiệm được chọn trước đó.
• Logic của Microsoft Forms: Hỗ trợ phân nhánh chi tiết đến từng câu hỏi cụ thể trong cùng một trang mà không cần chia tách phần.
• Độ phức tạp thiết lập: Google Forms yêu cầu người tạo phải phân chia biểu mẫu thành nhiều trang độc lập để cấu hình phân nhánh hoạt động.
• Trải nghiệm người điền: Microsoft Forms mang lại trải nghiệm mượt mà hơn khi các câu hỏi ẩn/hiện tự động ngay trên màn hình thời gian thực.

So sánh khả năng phân tích dữ liệu và kết xuất báo cáo

Xử lý dữ liệu sau khảo sát là chìa khóa vàng giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định vận hành kinh doanh chính xác. Google Forms liên kết trực tiếp với Google Sheets để tự động cập nhật dữ liệu dòng chảy thông tin khảo sát liên tục. Trong khi đó, Microsoft Forms mang lại các biểu đồ phân tích trực quan vô cùng sống động ngay trong trang quản trị.

• Biểu đồ trực quan: Microsoft Forms tự động vẽ biểu đồ tròn hoặc biểu đồ cột sắc nét cho từng câu hỏi thu thập được.
• Xuất dữ liệu Excel: Microsoft Forms hỗ trợ tải tệp tin Excel tĩnh hoặc kết nối tự động với Excel Online trên nền đám mây.
• Kết nối Google Sheets: Google Forms đồng bộ dữ liệu thời gian thực mượt mạ tuyệt đối với Google Sheets chỉ sau 1 giây phản hồi.
• Phân tích nâng cao: Google Forms cho phép cài đặt thêm hàng loạt tiện ích mở rộng (Add-ons) từ bên thứ ba để xử lý số liệu nâng cao.

Nếu bạn là một nhà phân tích số liệu tài chính chuyên nghiệp, khả năng đồng bộ của Google Forms là một điểm cộng rất lớn. Mọi dòng dữ liệu mới đổ về từ thị trường sẽ tự động hiển thị trên trang tính Google Sheets của bạn ngay lập tức. Bạn có thể dễ dàng thiết lập sẵn các hàm tính toán tự động mà không cần phải thực hiện tải lại tệp tin thủ công hằng ngày như các công cụ lưu trữ truyền thống.

So sánh tính năng phân quyền bảo mật và chia sẻ

Bảo an thông tin dữ liệu khảo sát là yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Microsoft Forms sở hữu khả năng kiểm soát truy cập đa lớp chặt chẽ nhờ tích hợp sâu với hệ thống Microsoft Entra ID. Tuy nhiên, Google Forms mang lại sự linh hoạt tuyệt vời cho các chiến dịch khảo sát cộng đồng quy mô lớn.

• Chia sẻ nội bộ: Microsoft Forms hỗ trợ khóa quyền điền chỉ dành riêng cho những nhân sự sở hữu tài khoản email doanh nghiệp nội bộ.
• Chia sẻ công khai: Google Forms cho phép chia sẻ liên kết khảo sát nhanh chóng đến bất kỳ ai mà không yêu cầu đăng nhập tài khoản.
• Giới hạn lượt phản hồi: Cả hai hệ thống đều hỗ trợ tính năng cài đặt mỗi tài khoản chỉ được phép điền biểu mẫu đúng 1 lần duy nhất.
• Mã hóa dữ liệu: Toàn bộ thông tin truyền phát của hai nền tảng đều được bảo vệ nghiêm ngặt bằng công nghệ mã hóa đầu cuối cao cấp.

Đối với các cuộc bỏ phiếu bầu cử nội bộ cần bảo mật hoặc khảo sát ý kiến nhân sự về các chính sách phúc lợi mới, tính năng phân quyền của Microsoft Forms là giải pháp an toàn tuyệt đối. Hệ thống sẽ ghi nhận chính xác định danh tài khoản email nội bộ của người điền, đảm bảo không có bất kỳ nguồn can thiệp rác nào từ bên ngoài hệ thống tường lửa của doanh nghiệp.

Bảng so sánh tính năng của Google Forms và Microsoft Forms

Để giúp quý doanh nghiệp và các nhà quản trị hệ thống có cái nhìn tổng quan và khách quan về Google Forms và Microsoft Forms trước khi quyết định đầu tư công nghệ, việc lập bảng phân tích chi tiết là vô cùng cần thiết. Dưới đây là bảng so sánh trực quan giữa hai công cụ tạo biểu mẫu hàng đầu thị trường hiện nay dựa trên các tiêu chí kỹ thuật chuẩn mực mới nhất:

Doanh nghiệp nên lựa chọn Microsoft Forms và Google Forms nào?

Việc quyết định lựa chọn công cụ khảo sát nào phụ thuộc hoàn toàn vào hạ tầng kỹ thuật và nhu cầu bảo mật thông tin thực tế của mỗi đơn vị. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng quy trình làm việc hiện tại để tránh lãng phí ngân sách đầu tư phần mềm. Dưới đây là hai trường hợp để lựa chọn Google Forms hay Microsoft Forms cho doanh nghiệp.

Khi nào tổ chức nên lựa chọn sử dụng Google Forms?

Tổ chức nên lựa chọn Google Forms khi hệ thống công nghệ thông tin nội bộ đang vận hành chủ yếu trên nền tảng Google Workspace đám mây. Công cụ này là giải pháp hoàn hảo cho các chiến dịch khảo sát thị trường ngoài cộng đồng quy mô lớn nhờ tính mở và sự linh hoạt tuyệt vời.

• Khảo sát cộng đồng: Doanh nghiệp cần thu thập thông tin từ hàng nghìn khách hàng bên ngoài mà không muốn bắt họ đăng nhập.
• Yêu cầu tệp đính kèm lớn: Khi bạn cần người điền tải lên các file tài liệu lớn có dung lượng vượt quá 1GB.
• Ngân sách tối giản: Các đội nhóm làm việc tự do hoặc công ty khởi nghiệp cần một công cụ miễn phí hoàn toàn linh hoạt.

Khi nào tổ chức nên ưu tiên dùng Microsoft Forms?

Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng Microsoft Forms khi toàn bộ nhân sự công ty đang vận hành trên hệ sinh thái Microsoft 365. Giải pháp này đảm bảo an toàn an ninh thông tin tuyệt đối cho các quy trình thu thập dữ liệu nội bộ quan trọng.

• Bảo mật dữ liệu cao: Khi tổ chức cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy chuẩn an toàn thông tin quốc tế đa lớp.
• Tự động hóa luồng duyệt: Khi bạn muốn dữ liệu điền đơn tự động chuyển vào Power Automate để kích hoạt quy trình ký duyệt nội bộ.
• Khảo sát nội bộ chuyên sâu: Tổ chức các cuộc thi trắc nghiệm tính điểm tự động cho nhân viên kèm biểu đồ phân tích thời gian thực.

>>>Xem thêm: Tìm hiểu 03 Cách đồng bộ Microsoft Forms với Excel chi tiết

Các câu hỏi thường gặp

Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn so sánh toàn diện về Google Forms và Microsoft Forms, phân tích chi tiết xem Google Forms và Microsoft Forms khác nhau như thế nào, đồng thời hướng dẫn cách liên kết dữ liệu biểu mẫu với trang tính để quản lý hiệu quả. Liên hệ ngay MHG qua Hotline 024.9999.7777 để luôn nhận được thông tin mới và hữu ích nhất.