04 Cách đảo ngược cột trong Excel nhanh chóng, dễ thực hiện

Khi làm việc với một danh sách dài, đôi khi bạn cần đưa dữ liệu ở cuối lên đầu nhưng việc di chuyển từng hàng vừa mất thời gian vừa dễ làm xáo trộn bảng. Với cách đảo ngược cột trong Excel, bạn có thể thay đổi thứ tự toàn bộ danh sách chỉ trong vài thao tác mà vẫn giữ dữ liệu đồng bộ. Tùy nhu cầu, bạn có thể sử dụng Sort, SORTBY, INDEX kết hợp ROWS hoặc Power Query để xử lý nhanh và thuận tiện hơn. 

04 Cách đảo ngược cột trong Excel nhanh chóng

Đảo ngược cột trong Excel là thao tác thay đổi thứ tự dữ liệu theo chiều ngược lại, đưa giá trị ở cuối danh sách lên đầu và giá trị ở đầu xuống cuối. Ví dụ, một cột có thứ tự A → B → C → D sau khi đảo sẽ trở thành D → C → B → A.

Có nhiều cách đảo ngược cột trong Excel tùy theo phiên bản Excel, cấu trúc bảng và nhu cầu xử lý dữ liệu. Với danh sách đơn giản, bạn có thể sử dụng Sort hoặc công thức; còn khi thường xuyên làm việc với bảng dữ liệu lớn, Power Query sẽ thuận tiện hơn. Dưới đây là 4 cách phổ biến để bạn lựa chọn.

Đảo ngược cột bằng Sort và cột số thứ tự

Đây là cách đơn giản, dễ thực hiện và không yêu cầu sử dụng công thức. Bạn chỉ cần tạo thêm một cột số thứ tự làm mốc, sau đó sắp xếp cột này theo chiều giảm dần để đảo ngược vị trí các hàng trong bảng.

• Bước 1: Tạo một cột phụ bên cạnh bảng và đánh số thứ tự từ 1 đến 5.

  

• Bước 2: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả cột STT phụ.

  

• Bước 3: Chọn Data → Sort, tại Sort by chọn cột STT phụ.

  

• Bước 4: Tại Order, chọn Largest to Smallest rồi nhấn OK.

  

• Bước 5: Kết quả

  

Đảo ngược cột bằng hàm SORTBY

Nếu muốn dữ liệu tự động đảo thứ tự mà không cần tạo cột phụ, bạn có thể sử dụng hàm SORTBY. Cách này đặc biệt tiện khi dữ liệu gốc thường xuyên thay đổi vì kết quả sẽ được cập nhật theo vùng dữ liệu đã chọn. 

• Bước 1: Chọn một ô trống bên cạnh bảng dữ liệu để hiển thị kết quả.

  

• Bước 2: Nhập công thức. 

=SORTBY(F4:F8,ROW(F4:F8),-1)

Trong đó:

F4:F8: vùng chứa danh sách họ tên cần đảo ngược.

ROW(F4:F8): lấy số hàng của từng dữ liệu làm căn cứ sắp xếp.

-1: sắp xếp theo thứ tự giảm dần, từ hàng cuối lên hàng đầu.

• Bước 3: Nhấn Enter. Excel sẽ tự động trả về danh sách theo thứ tự ngược lại.

  

Đảo ngược cột bằng hàm INDEX kết hợp ROWS

Ngoài SORTBY, bạn có thể kết hợp INDEX và ROWS để lấy dữ liệu lần lượt từ cuối cột lên đầu. 

• Bước 1: Chọn một ô trống bên cạnh bảng dữ liệu để hiển thị kết quả.

  

• Bước 2: Nhập công thức:  =INDEX(F4:F8,ROWS(F4:F8)-ROWS(H$4:H4)+1) 

Trong đó:

F4:F8: vùng chứa danh sách họ tên cần đảo ngược.

ROWS(F4:F8): đếm tổng số hàng trong vùng dữ liệu.

ROWS(H$4:H4): tạo số thứ tự tăng dần khi công thức được kéo xuống.

INDEX: trả về giá trị tương ứng từ cuối danh sách lên đầu.

• Bước 3: Nhấn Enter để áp dụng công thức, sau đó kéo công thức từ ô H4 xuống H8. Excel sẽ lần lượt lấy dữ liệu từ cuối danh sách lên đầu và trả về kết quả theo thứ tự.

  

Đảo ngược dữ liệu bằng Power Query

Power Query phù hợp khi bạn cần xử lý bảng dữ liệu lớn hoặc thường xuyên cập nhật dữ liệu. Thay vì sử dụng công thức, bạn có thể tạo cột chỉ mục rồi sắp xếp chỉ mục theo thứ tự giảm dần để đảo ngược toàn bộ dữ liệu. 

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần đảo ngược, sau đó vào Data → From Table/Range.

  

Nếu Excel hiển thị hộp thoại Create Table, kiểm tra vùng dữ liệu và nhấn OK để mở Power Query Editor.

• Bước 2: Trong cửa sổ Power Query Editor, chọn tab Transform → Reverse Rows.

  

Ngay lập tức, thứ tự các hàng trong bảng sẽ được đảo ngược từ dưới lên trên.

• Bước 3: Chọn Home → Close & Load để đưa dữ liệu đã đảo ngược trở lại trang tính Excel.

  

*Kết quả:

Lỗi thường gặp khi đảo ngược cột trong Excel

Khi đảo ngược dữ liệu, một số thao tác tưởng chừng đơn giản lại có thể khiến thông tin bị sai vị trí hoặc kết quả công thức không chính xác. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục.

Dữ liệu giữa các cột bị lệch hàng

Lỗi này thường xảy ra khi bạn chỉ chọn một cột để sắp xếp trong khi bảng còn nhiều cột có dữ liệu liên quan. Khi đó, một cột thay đổi vị trí nhưng các cột còn lại vẫn giữ nguyên, khiến thông tin trên cùng một hàng không còn khớp nhau.

*Cách khắc phục: Hãy chọn toàn bộ vùng dữ liệu trước khi sắp xếp. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Sort Warning, chọn Expand the selection để các cột liên quan được sắp xếp cùng nhau.

Công thức trả về lỗi hoặc sai phạm vi

Khi sử dụng SORTBY hoặc INDEX kết hợp ROWS, việc chọn sai vùng tham chiếu có thể khiến kết quả thiếu dữ liệu, sai thứ tự hoặc xuất hiện lỗi. Với công thức mảng động như SORTBY, vùng chứa kết quả không trống cũng có thể khiến Excel báo lỗi #SPILL!.

*Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ vùng dữ liệu trong công thức và đảm bảo vùng hiển thị kết quả còn trống. Nếu sao chép công thức xuống nhiều hàng, nên cố định vùng dữ liệu bằng dấu $ khi cần.

Dữ liệu có hàng ẩn hoặc đang áp dụng Filter

Các hàng đang ẩn hoặc bảng được lọc có thể khiến bạn khó kiểm soát dữ liệu nào đang được xử lý, đặc biệt khi thực hiện Sort trên một phần danh sách đang hiển thị.

Cách khắc phục: Trước khi đảo thứ tự, nên kiểm tra lại trạng thái Filter và các hàng đang ẩn. Nếu muốn xử lý toàn bộ bảng, hãy hiển thị đầy đủ dữ liệu và xóa bộ lọc trước khi thực hiện để dễ kiểm tra kết quả.

Lưu ý khi thực hiện cách đảo ngược cột trong Excel

Để quá trình đảo ngược dữ liệu diễn ra chính xác và hạn chế phải chỉnh sửa lại, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

• Sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện: Đặc biệt khi sử dụng Sort, vì thao tác này có thể làm thay đổi trực tiếp thứ tự của bảng dữ liệu gốc.
• Chọn toàn bộ các cột có liên quan: Nếu bảng gồm họ tên, phòng ban, mã nhân viên hoặc các thông tin đi kèm, hãy xử lý toàn bộ vùng dữ liệu để tránh các hàng bị lệch nhau.
• Kiểm tra phạm vi trong công thức: Khi dùng SORTBY hoặc INDEX kết hợp ROWS, cần xác định đúng vùng dữ liệu và cố định tham chiếu bằng dấu $ khi cần.
• Đảm bảo vùng trả kết quả còn trống: Với SORTBY, dữ liệu hoặc ô gộp nằm trong vùng kết quả có thể cản trở mảng động và gây lỗi #SPILL!.
• Kiểm tra Filter và hàng ẩn: Nên xác định rõ dữ liệu đang được lọc hoặc ẩn trước khi sắp xếp để tránh kết quả không đúng với mong muốn.
• Chọn phương pháp phù hợp với dữ liệu: Sort thuận tiện với bảng đơn giản, công thức phù hợp khi muốn giữ nguyên dữ liệu gốc, còn Power Query hữu ích khi cần xử lý và cập nhật dữ liệu thường xuyên.

>>>Xem thêm: [Mẹo] Cách chuyển hàng thành cột trong Excel cực NHANH

Câu hỏi thường gặp về cách đảo ngược cột trong Excel

1. Có thể đảo ngược cột mà không làm thay đổi dữ liệu gốc không?

Có. Bạn có thể sử dụng SORTBY hoặc INDEX kết hợp ROWS để tạo danh sách đảo ngược tại một vùng khác trên trang tính. Cách này giúp giữ nguyên dữ liệu ban đầu và chỉ hiển thị kết quả đã đảo tại vị trí mới.

2. Làm thế nào để đảo ngược cả hàng và cột trong Excel?

Nếu cần đảo thứ tự nhiều cột có liên quan, hãy xử lý toàn bộ vùng dữ liệu thay vì từng cột riêng lẻ. Bạn có thể sử dụng Sort, SORTBY hoặc Power Query để các giá trị trên cùng một hàng được di chuyển cùng nhau, tránh làm sai lệch thông tin.

3. Có thể cách copy đảo ngược trong Excel mà không dùng Sort không?

Có. Với cách copy đảo ngược trong Excel, bạn có thể dùng SORTBY hoặc INDEX kết hợp ROWS để tạo một danh sách có thứ tự ngược tại vị trí khác mà không cần Sort trực tiếp trên dữ liệu gốc.

4. Hàm nào có thể đảo ngược thứ tự dữ liệu trong Excel?

SORTBY là một trong những hàm thuận tiện để đảo ngược thứ tự dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thể kết hợp INDEX với ROWS để lần lượt lấy các giá trị từ cuối danh sách lên đầu.

5. Xoay dữ liệu trong Excel và đảo ngược dữ liệu khác nhau thế nào?

Xoay dữ liệu trong Excel thường là chuyển hướng bố cục, chẳng hạn từ cột thành hàng hoặc từ hàng thành cột bằng Transpose. Ngược lại, đảo ngược dữ liệu chỉ thay đổi thứ tự các giá trị, ví dụ từ A → B → C thành C → B → A, mà không thay đổi hướng của dữ liệu.

Kết luận 

Cách đảo ngược cột trong Excel có thể thực hiện bằng nhiều phương pháp như Sort, SORTBY, INDEX kết hợp ROWS hoặc Power Query. Tùy vào bảng dữ liệu và nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn cách phù hợp để thay đổi thứ tự nhanh chóng, đồng thời hạn chế tình trạng dữ liệu bị lệch hoặc ảnh hưởng đến bảng gốc. Hy vọng những hướng dẫn của MHG sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu trong Excel thuận tiện và chính xác hơn.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về Excel hoặc các giải pháp Microsoft 365, hãy liên hệ MHG qua hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ tức thì.