SharePoint and Google Drive hiện nay đang là là hai nền tảng lưu trữ đám mây hàng đầu cho doanh nghiệp, tuy nhiên với mỗi ứng dụng chúng lại phục vụ những nhu cầu hoàn toàn khác nhau. Trong bài viết này, MHG sẽ phân tích chuyên sâu sự khác biệt giữa SharePoint và Google Drive về dung lượng, bảo mật, cộng tác, đồng thời hướng dẫn cách liên kết hai nền tảng để tối ưu quy trình làm việc. Theo dõi ngay!
So sánh chi tiết tính năng của SharePoint và Google Drive
Để đưa ra lựa chọn đúng giữa SharePoint and Google Drive, bạn cần hiểu rõ từng khía cạnh tính năng cụ thể. Dưới đây là ba tiêu chí quan trọng nhất mà mọi tổ chức cần cân nhắc: dung lượng lưu trữ, khả năng cộng tác và mức độ bảo mật dữ liệu, với mỗi tiêu chí đều có điểm mạnh khác nhau tùy nền tảng.
Dung lượng lưu trữ đám mây và giới hạn tệp
Dung lượng lưu trữ luôn là yếu tố nền tảng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình làm việc của mỗi cá nhân và khả năng mở rộng dài hạn của tổ chức. Cả SharePoint and Google Drive đều cung cấp dung lượng đáng kể, nhưng theo cơ chế phân bổ khác nhau. SharePoint phân bổ theo người dùng và theo site tổ chức, còn Google Drive phân bổ theo gói đăng ký với dung lượng dùng chung hoặc riêng tùy phiên bản.
- SharePoint (Microsoft 365 Business): Hầu hết các gói Business (Basic, Standard, Premium) cung cấp 1TB dung lượng OneDrive riêng mỗi người dùng, cộng thêm dung lượng SharePoint chung cho toàn tổ chức. Khi đó SharePoint bắt đầu từ 1 TB và cộng thêm 10 GB mỗi giấy phép bổ sung. Kích thước tệp tối đa cho mỗi file là 250 GB. Doanh nghiệp có thể mua thêm dung lượng nếu cần mà không phải nâng gói.
- Google Drive (Google Workspace): Gói Business Starter cung cấp 30 GB dùng chung cho toàn bộ Drive, Gmail và Photos. Gói Business Standard tăng lên 2 TB/người dùng, Business Plus là 5TB/người dùng và Enterprise không giới hạn. Kích thước tệp tối đa tải lên là 5 TB vượt trội hơn SharePoint ở điểm này, phù hợp khi làm việc với file video hoặc dữ liệu kích thước lớn.
- Về chi phí & hiệu quả: SharePoint có lợi thế rõ rệt ở gói cơ bản với 1 TB/người dùng, trong khi Google Drive yêu cầu nâng cấp gói để có dung lượng tương đương. Nhưng nhìn chung Google Drive ưu việt hơn về giới hạn kích thước tệp đơn lẻ.
Khả năng chia sẻ tài liệu và cộng tác nhóm
Cả hai nền tảng đều hỗ trợ cộng tác thời gian thực, nhưng độ sâu và mức độ kiểm soát quy trình khác nhau đáng kể. Đây là điểm khác biệt cốt lõi giữa SharePoint and Google Drive trong môi trường doanh nghiệp. Ngoài ra cả SharePoint và Google Drive đều hỗ trợ họp online thông qua Microsoft Teams và Google Meet giúp cho quá trình làm việc trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
- Google Drive: Cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa đồng thời cùng một tệp Google Docs/Sheets/Slides với giao diện trực quan, dễ dùng ngay. Chia sẻ qua link hoặc email chỉ cần vài giây, với ba cấp quyền cơ bản: Viewer, Commenter, Editor. Người dùng bên ngoài tổ chức cũng có thể truy cập mà không cần tài khoản Google, rất thuận tiện khi làm việc với freelancer hoặc đối tác ngắn hạn.
- SharePoint: Cộng tác qua ứng dụng Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) với tính năng đồng tác giả (co-authoring) tích hợp sâu. SharePoint vượt trội ở khả năng thiết lập quy trình phê duyệt tài liệu, phiên bản tự động (versioning) với lịch sử lên đến 500 phiên bản/tài liệu, và luồng công việc tự động hóa qua Power Automate.
- Tính năng versioning: SharePoint lưu lịch sử thay đổi chi tiết, cho phép khôi phục bất kỳ phiên bản cũ nào và so sánh sự khác biệt giữa các phiên bản. Google Drive cũng có lịch sử phiên bản nhưng giới hạn ở 100 phiên bản hoặc 30 ngày đối với tài liệu Google Docs.
- Tích hợp công cụ họp: SharePoint tích hợp trực tiếp với Microsoft Teams, mọi cuộc họp, kênh Teams đều có thư viện tài liệu SharePoint riêng. Google Drive tích hợp với Google Meet nhưng ở mức độ liên kết file đơn giản hơn.
Bảo mật thông tin và quản trị danh tính người dùng
Bảo mật là yếu tố không thể xem nhẹ, đặc biệt với tổ chức xử lý dữ liệu tối mật và cần bảo mật cao, tài liệu pháp lý hoặc thông tin khách hàng. SharePoint and Google Drive đều có nền tảng bảo mật tốt, nhưng SharePoint chiếm ưu thế rõ rệt ở cấp doanh nghiệp nhờ bộ công cụ kiểm soát và tuân thủ sâu hơn nhiều.
- SharePoint: Cung cấp bộ bảo mật cấp doanh nghiệp toàn diện gồm: chính sách DLP (Data Loss Prevention), IRM (Information Rights Management), phân quyền chi tiết, và Microsoft Entra ID (Azure AD). SharePoint còn hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn như HIPAA, ISO 27001, GDPR và cung cấp audit log đầy đủ ghi lại mọi hành động truy cập, chỉnh sửa, xóa tài liệu.
- Google Drive: Hỗ trợ xác thực 2 yếu tố (2FA), kết nối mã hóa TLS, kiểm soát chia sẻ theo domain và Context-Aware Access (Google Workspace Enterprise). Google cũng mã hóa dữ liệu ở trạng thái lưu trữ (AES-256) và trong quá trình truyền. Bảo mật đủ mạnh cho phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng thiếu độ sâu kiểm soát pháp lý như DLP tích hợp hay IRM như SharePoint.
- Quản trị truy cập bên ngoài: SharePoint cho phép cấu hình chi tiết ai được chia sẻ ra ngoài tổ chức, theo domain cụ thể, kèm hạn chế hành động (chỉ xem, không tải về, không in). Google Drive có kiểm soát chia sẻ ngoài tổ chức nhưng ít chi tiết hơn ở mức cấu hình.
Bảng so sánh SharePoint và Google Drive trực quan nhất
Bảng dưới đây tổng hợp toàn bộ điểm khác biệt cốt lõi giữa SharePoint và Google Drive theo từng tiêu chí cần thiết nhất giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần đọc lại toàn bộ bài. Xem ngay bảng dưới đây để biết thêm chi tiết.
| Tiêu chí | SharePoint | Google Drive |
| Mục đích chính | Quản lý tài liệu & intranet doanh nghiệp | Lưu trữ & cộng tác đám mây đơn giản |
| Dung lượng cơ bản | 1 TB/người dùng (Microsoft 365 Business) | 30 GB/người dùng (Google Workspace Starter) |
| Giới hạn file đơn | Tối đa 250 GB/file | Tối đa 5 TB/file |
| Cộng tác thời gian thực | Có (qua Word, Excel, PowerPoint) | Có (qua Docs, Sheets, Slides) |
| Quy trình phê duyệt | Nâng cao (Power Automate) | Hạn chế |
| Bảo mật doanh nghiệp | Rất cao (DLP, IRM, Azure AD) | Trung bình-cao (2FA, Context-Aware Access) |
| Tùy chỉnh & mở rộng | Rất mạnh (intranet, workflow, Power BI) | Hạn chế |
| Dễ triển khai | Phức tạp hơn, cần IT | Nhanh, dễ dùng ngay |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp vừa-lớn, Microsoft 365 | Startup, SMB, Google Workspace |
SharePoint and Google Drive doanh nghiệp nên chọn cái nào?
Giữa SharePoint và Google Drive không có câu trả lời nào là tuyệt đối, mà việc quyết định giữa SharePoint and Google Drive phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô tổ chức, hệ sinh thái công nghệ hiện tại và độ phức tạp của nhu cầu quản lý tài liệu. Hai kịch bản dưới đây sẽ giúp bạn xác định hướng đi phù hợp nhất đối với doanh nghiệp.
Kịch bản tối ưu khi sử dụng SharePoint
SharePoint sẽ phát huy tối đa sức mạnh khi tổ chức của bạn sử dụng hệ sinh thái đến từ Microsoft, bao gồm các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint. Khi này, nếu doanh nghiệp triển khai và vận hành với SharePoint, sẽ mở ra tiềm năng mở rộng không giới hạn theo quy mô doanh nghiệp:
- Đang dùng Microsoft 365: Nếu tổ chức đã triển khai Teams, Outlook, Word, Excel thì SharePoint là phần mở rộng tự nhiên, mọi dữ liệu đồng bộ liền mạch mà không cần tích hợp thêm. Kênh Teams nào cũng tự động có thư viện SharePoint đằng sau.
- Cần quản lý tài liệu có cấu trúc: Các ngành tài chính, luật, y tế, bất động sản là nơi tài liệu cần metadata tùy chỉnh, phiên bản lịch sử đầy đủ, quy trình phê duyệt nhiều cấp và kiểm toán truy cập theo quy định pháp lý. SharePoint cho phép tạo content type, metadata và view tùy chỉnh cho từng loại tài liệu.
- Xây dựng cổng nội bộ (intranet): Muốn tạo trang web nội bộ tập trung thông tin chính sách, thông báo công ty, tài nguyên nhân sự và knowledge base cho toàn tổ chức — với giao diện có thể thiết kế theo thương hiệu công ty.
- Tự động hóa quy trình: Kết hợp Power Automate để tự động hóa các tác vụ lặp như phê duyệt hợp đồng, thông báo deadline hoặc định tuyến tài liệu giữa các phòng ban — không cần viết code.
- Quy mô doanh nghiệp lớn (500+ người dùng): SharePoint hỗ trợ phân quyền phức tạp theo phòng ban, chi nhánh và dự án — không bị giới hạn bởi cấu trúc thư mục phẳng như Google Drive.
Kịch bản tối ưu khi sử dụng Google Drive
Google Drive là lựa chọn sáng suốt khi bạn ưu tiên tốc độ triển khai, chi phí thấp và giao diện quen thuộc với hầu hết người dùng. Không cần cài đặt quá chuyên sâu mà team có thể bắt đầu cộng tác ngay trong vòng vài phút sau khi đăng ký, đặc biệt hiệu quả trong các tình huống sau:
- Đang dùng Google Workspace: Nếu team đã dùng Gmail, Google Meet, Google Calendar, Google Drive là backbone lưu trữ tự nhiên, không cần cấu hình thêm. Mọi file đính kèm Gmail đều có thể lưu thẳng vào Drive chỉ bằng một click.
- Startup hoặc SMB cần onboard nhanh: Đội ngũ nhỏ dưới 50 người, cần bắt đầu cộng tác ngay lập tức mà không có đội IT chuyên trách vận hành hệ thống phức tạp. Google Drive có thể triển khai hoàn toàn trong một buổi sáng.
- Làm việc với đối tác ngoài tổ chức: Google Drive cho phép chia sẻ file/folder với người dùng bên ngoài chỉ bằng một link đơn giản và không yêu cầu tài khoản Microsoft hay cấu hình phức tạp, kể cả chia sẻ công khai nếu cần.
- Ngân sách eo hẹp, quy mô nhỏ: Gói Google Workspace Business Starter với 30GB dùng chung đã đủ cho nhiều đội nhóm nhỏ, và giao diện trực quan giúp giảm thời gian training nhân viên xuống mức tối thiểu.
- Đội ngũ phân tán, làm việc từ nhiều thiết bị: Google Drive có ứng dụng di động nhẹ, đồng bộ nhanh và hoạt động ổn định ngay cả trên đường truyền thấp, rất lý tưởng cho team làm việc từ xa hoặc di chuyển thường xuyên.
>>>Xem thêm: Cách tải file trên SharePoint nhanh chóng và bảo mật – MHG
Các câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Câu trả lời |
| SharePoint và Google Drive có giống nhau không? | Không giống nhau. Mặc dù cả hai đều lưu trữ đám mây nhưng SharePoint là hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp; Google Drive tập trung vào lưu trữ và cộng tác đơn giản giữa cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ – vừa. |
| Doanh nghiệp nhỏ nên chọn SharePoint hay Google Drive? | Google Drive phù hợp hơn cho SMB nhờ giao diện đơn giản, chi phí thấp và không cần IT chuyên trách vận hành. Và nhất là các doanh nghiệp trong hệ sinh thái của Google Workspace. |
| Chuyển dữ liệu từ Google Drive sang SharePoint có khó không? | Không quá khó. Microsoft cung cấp công cụ SharePoint Migration Tool miễn phí hỗ trợ di chuyển hàng loạt từ Google Drive. |
Kết luận
Bài viết trên đã phân tích toàn diện sự khác biệt giữa SharePoint and Google Drive từ bản chất công nghệ, so sánh chi tiết tính năng lưu trữ, cộng tác nhóm và bảo mật, cho đến bảng so sánh trực quan. Nếu bạn còn câu hỏi nào cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ ngay MHG qua Hotline 024.9999.7777 để được giải đáp nhanh chóng và đúng nhu cầu.
