Bạn đang gặp tình trạng file Word bị lỗi font sau khi chuyển từ PDF hoặc hình ảnh? Đừng lo! Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách chuyển PDF sang Word không bị lỗi font, kèm mẹo xử lý khi chuyển file ảnh sang Word không bị lỗi font. Xem ngay để tiết kiệm thời gian cũng như tăng hiệu quả làm việc!
Tại sao file Word bị lỗi font?
File Word bị lỗi font thường xuất phát từ việc thiếu font chữ gốc trên máy tính. Khi tài liệu sử dụng một loại font đặc biệt như VNI hay TCVN3 mà hệ thống chưa được cài đặt, Microsoft Word sẽ tự động thay thế bằng font mặc định khiến văn bản hiển thị sai định dạng. Ngoài ra, sự khác biệt về bảng mã cũng là nguyên nhân phổ biến. Nếu file gốc được gõ bằng VNI nhưng bạn lại mở trên Word với bảng mã Unicode, các ký tự sẽ biến thành ký hiệu lạ.
Trường hợp tài liệu được chuyển từ PDF hoặc ảnh sang Word thông qua phần mềm OCR cũng dễ gây lỗi khi công cụ không nhận diện chính xác ký tự hoặc không hỗ trợ đầy đủ font ban đầu. Đặc biệt, nếu file PDF chỉ ở dạng hình ảnh scan, quá trình nhận diện chữ càng dễ phát sinh sai sót. Cuối cùng, việc sử dụng phiên bản Word cũ, chưa hỗ trợ tốt Unicode, cũng có thể khiến nội dung văn bản bị lỗi font khi mở ra.
File PDF là gì?
File PDF hay còn gọi là “Portable Document Format”, là một định dạng tài liệu do Adobe phát triển. File PDF cho phép hiển thị văn bản và hình ảnh đồng nhất trên mọi thiết bị mà không bị lỗi font hay thay đổi bố cục. PDF thường được dùng để lưu trữ và chia sẻ giáo trình, hợp đồng, CV hay tài liệu in ấn. Nhờ khả năng giữ nguyên định dạng, dung lượng nhẹ và tính bảo mật cao nên hiện nay, PDF đã trở thành tiêu chuẩn quốc tế ISO cho việc trao đổi tài liệu điện tử và được ứng dụng rộng rãi trong công việc và học tập.
Tại sao file Word bị lỗi font khi chuyển từ PDF hoặc ảnh?
Khi chuyển đổi tài liệu từ PDF hoặc ảnh sang Word, tình trạng lỗi font thường xuyên xảy ra. Nguyên nhân chủ yếu là do file PDF sử dụng những font đặc thù hoặc font nhúng mà máy tính của bạn không có sẵn. Khi đó, Word sẽ tự động thay thế bằng một font mặc định khác, dẫn đến văn bản bị biến dạng, xuất hiện ký tự lạ và không còn giữ đúng định dạng ban đầu.
Thứ hai, với file ảnh, quá trình chuyển đổi sang Word dựa vào công nghệ OCR (Optical Character Recognition). Nếu ảnh có chất lượng thấp, chữ bị mờ hoặc font chữ quá phức tạp, phần mềm OCR sẽ khó nhận diện chính xác, dẫn đến lỗi hiển thị trong Word. Một nghiên cứu từ TechSmith cho thấy OCR hiện đại có thể nhận diện chính xác đến 98% ký tự, nhưng độ chính xác này phụ thuộc nhiều vào chất lượng hình ảnh gốc và loại font.
Ngoài ra, việc sử dụng các bảng mã cũ như TCVN3 (ABC) thay vì Unicode cũng dễ khiến file Word bị lỗi font. Khi chuyển đổi, những ký tự không tương thích sẽ hiển thị sai. Đây là tình huống khá thường gặp với các tài liệu tiếng Việt trước đây. Theo Unikey.org, việc chuyển đổi giữa các bảng mã là nguyên nhân phổ biến khiến văn bản bị lỗi khi mở bằng Word hiện đại.
Tóm lại, các nguyên nhân chính khiến file Word bị lỗi font khi chuyển từ PDF hoặc ảnh bao gồm: thiếu font gốc, chất lượng OCR kém, và sự không tương thích giữa các mã chữ.
Cách xử lý file Word bị lỗi font bằng Unikey
- Bước 1: Mở văn bản Word bị lỗi font trên máy và bôi đen toàn bộ văn bản bằng phím Ctrl+A sau đó sao chép văn bản bị lỗi bằng phím Ctrl+C
- Bước 2: Nhấn dấu mũi tên chỉ lên ở dưới góc phải màn hình sau đó nhấn chuột phải vào biểu tượng Unikey Chọn Công Cụ. Hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6 để mở hộp thoại Unikey Toolkit.
- Bước 3: Khi cửa sổ Unikey Toolkit xuất hiện, ở mục nguồn bạn chọn font TCVN3 (ABC) và trong mục Đích bạn chọn font Unicode.
Hai font chữ này được dùng phổ biến nhất để sửa các lỗi liên quan đến font chữ. Tuy nhiên, bạn vẫn sử dụng được các font chữ khác nếu bạn biết được tác nhân gây ra lỗi font chữ.
- Bước 4: Click vào mục Chuyển mã để sửa lỗi font chữ trong Word.
- Bước 5: Sau khi xuất hiện thông báo Successfully converted RTF clipboard là bạn đã thực hiện sửa lỗi font chữ thành công, sau đó nhấn OK để hoàn thành.
Nếu thông báo là Cannot read clipboard xuất hiện thì bạn chưa copy thành công đoạn văn đó. Để khắc phục thì bạn thực hiện lại từ bước 1 nhé.
- Bước 6: Bây giờ bạn quay lại văn bản Word và bấm Ctrl+V để dán văn bản đã sửa lỗi chữ ở trên.
Chuyển file ảnh sang Word không bị lỗi font bằng Convertio.co
Convertio là công cụ giúp người dùng chuyển đổi các file với nhiều định dạng khác nhau. Việc thực hiện chuyển đổi file ảnh sang Word không bị lỗi font như sau:
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ trang web: convertio.co/vn/
- Bước 2: Nhấp vào mục Chọn tập tin và chọn hình ảnh bạn muốn chuyển đổi từ máy của bạn.
- Bước 3: Click chuột trái vào ô mũi tên trỏ xuống bên cạnh chữ đến → tiếp đến chọn vào mục Tài liệu → sau đó chọn vào DOCX.
- Bước 4: Chọn Chuyển đổi để bắt đầu chuyển đổi ảnh sang Word.
Sau khi chọn, bạn đợi công cụ chuyển đổi sau đó nhấn tải xuống để lưu file về máy.
Chuyển file ảnh sang Word không bị lỗi font bằng phần mềm ABBYY FineReader
ABBYY FineReader là một phần mềm OCR (Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) do công ty ABBYY phát triển. Công cụ này cho phép người dùng chuyển đổi các tài liệu dạng hình ảnh, file PDF hoặc bản scan thành văn bản có thể chỉnh sửa được trong Word, Excel, PowerPoint hay các định dạng khác.
Hướng dẫn chi tiết:
- Bước 1: Mở ứng dụng ABBYY FineReader trên máy tính sau đó chọn Chuyển đổi thành Microsoft Word.
- Bước 2: Chọn Ảnh mà bạn muốn chuyển sang Word sau đó chọn Open.
- Bước 3: Chọn Ngôn Ngữ OCR của ảnh sau đó chọn Chuyển đổi thành Microsoft Word.
- Bước 4: Chọn vào mục Save để tiến hành lưu file Word.
>> Xem thêm: Khám Phá Tính Năng Navigation Trong Word: Hướng Dẫn Từ A Đến Z
Kết luận
Tóm lại, để hạn chế Word bị lỗi font, người dùng nên ưu tiên dùng Microsoft Word hoặc Unikey cho file văn bản thông thường, đồng thời cài đủ font tiếng Việt chuẩn. Với PDF từ ảnh scan, ABBYY FineReader hoặc các phần mềm OCR khác sẽ giúp nhận diện và chuyển đổi chính xác hơn. Nhờ đó, việc chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Trong quá trình tìm hiểu thông tin ở bài viết này, nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào cần được hỗ trợ giải đáp, vui lòng liên hệ ngay đến MHG chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777.
