Khi làm việc với Microsoft Word, bạn có bao giờ cần in một tờ giấy chứng nhận nằm ngang mà không biết làm thế nào? Đó chính là lúc bạn cần hiểu về Orientation. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ Orientation trong Word là gì, cách phân biệt các loại orientation, và hướng dẫn chi tiết để thay đổi hướng trang một cách dễ dàng. Dù bạn là sinh viên mới làm quen với Word hay nhân viên văn phòng cần định dạng tài liệu chuyên nghiệp, những kiến thức này sẽ giúp bạn xử lý mọi tình huống một cách tự tin và hiệu quả nhất. Xem ngay!
Orientation trong Word là gì?
Orientation trong Word là thuật ngữ chỉ hướng sắp xếp nội dung trên một trang giấy. Nói đơn giản, orientation quyết định trang giấy của bạn sẽ được đặt theo chiều dọc hay chiều ngang. Orientation nghĩa là gì? Trong tiếng Việt, từ “orientation” có nghĩa là “định hướng” hoặc “hướng bố trí”.
Chức năng orientation giúp bạn tối ưu hóa cách trình bày nội dung tùy theo mục đích sử dụng. Orientation trong Word không chỉ áp dụng cho toàn bộ tài liệu mà còn có thể thay đổi riêng lẻ cho từng trang hoặc từng phần cụ thể. Điều này mang lại sự linh hoạt tuyệt vời khi bạn làm việc với các tài liệu phức tạp có nhiều loại nội dung khác nhau.
Các loại Orientation (Portrait & Landscape)
Trong Microsoft Word có 2 loại điều hướng trang giấy chính mà bạn nên biết đó chính là:
Portrait (Hướng dọc – Chiều dọc)
Portrait là kiểu bố trí trang theo chiều dọc, với chiều cao lớn hơn chiều rộng. Đây là định dạng mặc định khi bạn mở một tài liệu Word mới. Với khổ giấy A4 tiêu chuẩn, kích thước portrait là 21cm x 29.7cm (rộng x cao).
Portrait phù hợp cho hầu hết các loại văn bản thông thường như báo cáo, luận văn, thư từ, hợp đồng hay bài viết. Khi đọc văn bản dọc, mắt người di chuyển từ trên xuống dưới một cách tự nhiên, giúp việc đọc trở nên dễ dàng và thoải mái hơn.
Landscape (Hướng ngang – Chiều ngang)
Landscape là kiểu bố trí trang theo chiều ngang, với chiều rộng lớn hơn chiều cao. Với khổ giấy A4, kích thước landscape sẽ đảo ngược thành 29.7cm x 21cm (rộng x cao).
Định dạng Landscape đặc biệt hữu ích trong những tình huống sau:
- Khi bạn cần chèn bảng biểu có nhiều cột dữ liệu.
- Khi thiết kế tài liệu trình chiếu dạng handout, giấy chứng nhận, thiệp mời, hoặc tờ rơi quảng cáo.
- Khi làm việc với hình ảnh panorama hoặc sơ đồ tổ chức rộng.
- Khi tạo timeline (dòng thời gian) kéo dài ngang trang.
Trong thực tế, nhiều tài liệu chuyên nghiệp kết hợp cả hai loại Orientation. Chẳng hạn, một báo cáo tài chính có thể dùng portrait cho phần văn bản phân tích nhưng chuyển sang landscape ở trang chứa bảng cân đối kế toán chi tiết. Word cho phép bạn làm điều này một cách dễ dàng thông qua tính năng “Section Break” để mỗi phần có thể có orientation riêng biệt.
Lợi ích khi sử dụng Orientation trong Word
Điều chính hướng trang bằng tính năng Orientation trong Word mang lại vô vàn lợi ích trong các trình bày nội dung trong văn bản của bạn bao gồm:
Trình bày bảng biểu, đồ thị
Một trong những lợi ích lớn nhất của chức năng Orientation (điều hướng) chính là khả năng trình bày bảng biểu và đồ thị một cách chuyên nghiệp. Khi bạn làm việc với dữ liệu có nhiều cột hoặc thông tin phức tạp, orientation ngang (landscape) sẽ là giải pháp hoàn hảo.
Tối ưu bố cục tài liệu
Lợi ích thứ hai khi nắm vững cách sử dụng Orientation (điều hướng) là bạn có thể tối ưu bố cục tài liệu một cách linh hoạt và sáng tạo. Thay vì bị giới hạn bởi một định dạng duy nhất, bạn có thể kết hợp cả Portrait và Landscape trong cùng một tài liệu để phù hợp với từng loại nội dung.
Tối ưu bố cục còn mang lại những lợi ích thiết thực sau:
- Tiết kiệm giấy in: Khi một bảng biểu rộng được đặt ở landscape, bạn không cần phải chia nhỏ thành 2-3 trang portrait, giúp giảm số trang in và dễ theo dõi hơn.
- Tăng tính thẩm mỹ: Tài liệu có sự kết hợp hợp lý giữa portrait và landscape trông chuyên nghiệp và được thiết kế chu đáo hơn. Một bản catalog sản phẩm với ảnh panorama nằm ngang hoặc một tờ certificate nằm ngang sẽ bắt mắt hơn nhiều.
- Cải thiện khả năng đọc: Người đọc không phải xoay tài liệu hoặc nheo mắt nhìn chữ nhỏ. Mỗi loại nội dung được trình bày ở Orientation phù hợp giúp việc tiếp thu thông tin dễ dàng hơn.
- Linh hoạt với nhiều mục đích sử dụng: Bạn có thể tạo một tài liệu đa năng vừa phù hợp để in ra giấy, vừa dễ đọc trên màn hình máy tính hoặc máy chiếu.
Cách thay đổi Orientation trong Word
Chức năng Orientation (Điều hướng) giúp bạn tối ưu tài liệu cho các mục đích khác nhau. Hãy làm theo các cách sau đây để thay đổi hướng trang giấy trong Word.
Thay đổi toàn bộ tài liệu
Trường hợp phổ biến nhất là bạn sẽ muốn thay đổi nó một cách nhanh chóng cho toàn bộ tài liệu. Bằng các cách thực hiện sau đây, bạn sẽ biết cách làm điều đó:
- Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn thực hiện thay đổi.
- Bước 2: Nhấp vào tab “Layout” trên thanh ribbon phía trên cùng.
- Bước 3: Tìm đến nhóm “Page Setup” trên thanh ribbon. Bạn sẽ thấy biểu tượng “Orientation”.
- Bước 4: Nhấp vào “Orientation” và chọn một trong hai tùy chọn:
- “Portrait” nếu bạn muốn hướng dọc
- “Landscape” nếu bạn muốn hướng ngang
Ngay lập tức, tất cả các trang trong tài liệu của bạn sẽ chuyển sang hướng bạn vừa chọn. Đây là phương pháp nhanh nhất khi bạn làm việc với các tài liệu đơn giản.
* Một mẹo nhỏ: Nếu bạn đang làm việc với một tài liệu mới hoàn toàn và biết trước sẽ cần landscape, hãy thay đổi Orientation trong Word ngay từ đầu trước khi nhập nội dung. Điều này giúp bạn hình dung được không gian làm việc và sắp xếp nội dung hợp lý hơn.
Thay đổi một trang cụ thể
Nếu bạn chỉ muốn thay đổi một trang cụ thể trong Word. Word cho phép bạn làm điều đó trong khi giữ nguyên các trang khác. Điều này đặc biệt hữu ích cho các tài liệu dài như luận văn, báo cáo, hoặc sách hướng dẫn. Các bước thực hiện chi tiết:
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào đầu trang bạn muốn thay đổi Orientation. Vào tab “Layout” và tìm nhóm “Page Setup”.
- Bước 2: Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm “Page Setup” (biểu tượng hình mũi tên chéo nhỏ). Một hộp thoại “Page Setup” sẽ hiện ra.
- Bước 3: Trong hộp thoại này, chọn tab “Margins”.
- Bước 4: Ở phần “Orientation”, chọn “Landscape” hoặc “Portrait” tùy theo nhu cầu.
- Bước 5: Quan trọng nhất, ở phần “Apply to” (Áp dụng cho) phía dưới, chọn “This point forward” (Từ vị trí này trở đi).
- Bước 6: Nhấn “OK” để áp dụng.
Kết quả là Word sẽ tự động chèn một “Section Break” (ngắt phần) trước trang bạn chọn, và tất cả các trang từ vị trí con trỏ trở đi sẽ chuyển sang Orientation mới. Nếu bạn chỉ muốn thay đổi một trang duy nhất, bạn cần lặp lại thao tác này ở đầu trang tiếp theo để chuyển về orientation ban đầu.
* Một lưu ý quan trọng: khi bạn thay đổi Orientation cho một trang cụ thể, Word sẽ tạo ra các Section Break. Bạn có thể xem các ngắt này bằng cách bật chế độ hiển thị ký tự ẩn (nhấn Ctrl + Shift + 8). Điều này giúp bạn kiểm soát tốt hơn cấu trúc tài liệu.
Sử dụng Page Setup
Khi làm việc với Orientation trong Word, công cụ chính bạn cần làm quen là Page Setup. Hiểu rõ công cụ này giúp bạn kiểm soát hoàn toàn định dạng tài liệu một cách chuyên nghiệp. Trong nhóm Page Setup, bạn có thể truy cập nhanh các tùy chọn:
- Margins: Điều chỉnh lề trang (trên, dưới, trái, phải)
- Orientation: Chuyển đổi giữa Portrait và Landscape
- Size: Chọn khổ giấy (A4, A3, Letter, Legal…)
- Columns: Chia văn bản thành nhiều cột
Kết hợp Orientation với Section Breaks trong Word
Để thành thạo Orientation trong Word, bạn cần hiểu cách kết hợp orientation với Section Breaks. Đây là kỹ thuật nâng cao giúp bạn tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp với bố cục linh hoạt.
Section Break là gì?
Section Break là công cụ chia tài liệu thành nhiều phần độc lập. Mỗi section có thể có orientation, lề, header/footer, số trang, và định dạng riêng. Điều này cho phép bạn kết hợp nhiều kiểu bố cục khác nhau trong cùng một tài liệu. Để cài đặt Section Break bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1: Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn chia section (thường là cuối trang trước trang cần thay đổi orientation).
- Bước 2: Vào tab “Layout” → nhóm “Page Setup” → nhấp “Breaks”.
- Bước 3: Chọn loại Section Break phù hợp, Word có 4 loại Section Break chính:
- Next Page: Tạo section mới bắt đầu từ trang mới
- Continuous: Tạo section mới ngay trên trang hiện tại
- Even Page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo
- Odd Page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo
Kỹ thuật kết hợp giữa Section Break và Orientation
Để tạo một tài liệu có một trang landscape giữa các trang Portrait, bạn nên dùng kết hợp giữa Section Break và Orientation, bạn làm theo các bước như sau:
- Bước 1: Đặt con trỏ ở cuối trang trước trang cần landscape → chèn Section Break (Next Page).
- Bước 2: Trang mới tự động xuất hiện → thay đổi orientation của trang này sang Landscape.
Kết quả là bạn có một trang landscape được “bao bọc” giữa các trang portrait, hoàn hảo cho các bảng biểu rộng hoặc hình ảnh ngang.
>>>Xem Thêm: Chia Văn Bản Thành 2 Cột Trong Word
Mẹo in ấn khi dùng Orientation trong Word
Sau khi hoàn thành việc thiết lập Orientation trong Word, bước in ấn cũng cần chú ý để tài liệu của bạn ra đúng như mong muốn. Nhiều người gặp phải tình huống tài liệu hiển thị đẹp trên màn hình nhưng khi in ra lại bị lỗi.
Kiểm tra Preview trước khi in
Trước khi nhấn nút Print, luôn xem trước tài liệu của bạn. Nhấn Ctrl + P hoặc vào File → Print để mở cửa sổ in. Phía bên phải bạn sẽ thấy phần preview (xem trước). Lướt qua tất cả các trang để đảm bảo:
- Các trang landscape và portrait hiển thị đúng
- Nội dung không bị cắt xén ở các cạnh
- Header và footer vẫn ở đúng vị trí
- Số trang hiển thị chính xác
Mẹo in cho tài liệu có cả Portrait và Landscape
Khi tài liệu có cả hai loại Portrait và Landscape, bạn hoàn toàn có thể gặp vấn đề về hướng giấy trong khay giấy của máy in:
- Phương án 1 – In toàn bộ một lần: Hầu hết máy in hiện đại tự động xử lý được. Bạn chỉ cần để giấy A4 theo hướng portrait trong khay, máy in sẽ tự động xoay các trang landscape khi in.
- Phương án 2 – In từng phần: Nếu máy in của bạn gặp khó khăn, bạn có thể in riêng:
- In các trang portrait trước (ví dụ: trang 1-7, 10-15)
- Xoay giấy trong khay sang hướng ngang
- In các trang landscape (ví dụ: trang 8-9)
- Sau đó ghép lại thủ công
Xuất PDF trước khi in – Phương pháp an toàn nhất
Để đảm bảo tài liệu in ra chính xác, đặc biệt khi bạn in ở nơi khác hoặc gửi file cho một tiệm in mới, bạn nên làm theo các mục sau:
- Xuất tài liệu Word sang PDF (File → Save As → PDF)
- Mở file PDF và kiểm tra lại
- In từ file PDF thay vì Word
PDF giữ cố định mọi định dạng bao gồm Orientation, font chữ, hình ảnh, giúp bạn yên tâm về kết quả in. Đây là phương pháp được khuyên dùng khi bạn cần in tài liệu quan trọng hoặc in ở các tiệm photo/nhà in chuyên nghiệp.
>>>Có Thể Tham Khảo: Cách Gộp Bảng Trong Word 2010 Và Word 2016
Câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Trả lời |
| Orientation trong Word có ảnh hưởng đến việc in tài liệu không? | Có, Điều hướng trang ảnh hưởng trực tiếp đến việc in. Khi bạn thay đổi Orientation trong Word, máy in sẽ tự động nhận biết và in theo hướng đã thiết lập (portrait hoặc landscape). |
| Có thể áp dụng Orientation khác nhau cho từng trang trong Word không? | Có thể. Word cho phép bạn thiết lập orientation khác nhau cho từng trang hoặc nhóm trang bằng cách sử dụng Section Breaks. Cách làm:
(1) Đặt con trỏ ở đầu trang cần thay đổi → (2) Vào Layout → Page Setup (mũi tên nhỏ) → (3) Chọn orientation mong muốn → (4) Ở phần “Apply to” chọn “This point forward” → (5) Nhấn OK. |
| Làm sao chỉnh Orientation cho bảng biểu mà không ảnh hưởng toàn bộ tài liệu? | Để chỉnh orientation riêng cho trang chứa bảng biểu:
(1) Chèn Section Break (Next Page) ở cuối trang trước trang có bảng: Layout → Breaks → Next Page. (2) Trang mới xuất hiện, đặt bảng vào đây. (3) Đổi orientation của trang này: Layout → Orientation → Landscape. (4) Chèn thêm Section Break ở cuối trang có bảng. (5) Trang tiếp theo sẽ tự động về portrait. Như vậy chỉ trang chứa bảng có orientation ngang, các trang khác giữ nguyên hướng dọc. |
| Orientation bị lỗi không đổi được thì khắc phục thế nào? | Có 4 cách khắc phục phổ biến:
(1) Kiểm tra Section Breaks: Bật Ctrl + Shift + 8 để xem các ngắt phần. Tài liệu có nhiều section thì phải đổi orientation cho từng section riêng. (2) Kiểm tra “Apply to”: Vào Layout → Page Setup → tab Margins → phần “Apply to” chọn đúng phạm vi (Whole document/This section/This point forward). (3) Tắt chế độ bảo vệ: Vào Review → Restrict Editing để kiểm tra xem tài liệu có bị khóa không. Nếu có, tắt bảo vệ trước khi đổi orientation. (4) Khởi động lại Word: Đôi khi Word bị lỗi tạm thời, lưu file, đóng và mở lại Word có thể giải quyết vấn đề. |
Kết luận
Qua bài viết này, MHG đã chia sẻ đến bạn kiến thức toàn diện về Orientation trong Word là gì cùng những hướng dẫn chi tiết để thay đổi hướng trang một cách dễ dàng và chuyên nghiệp. Từ việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Portrait và Landscape, cách thay đổi orientation cho toàn bộ tài liệu hay từng trang cụ thể, đến những mẹo xử lý lỗi thường gặp và kỹ thuật in ấn hiệu quả.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về Microsoft Word hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365 cho cá nhân và doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhất từ đội ngũ chuyên gia của MHG.
