4 Cách gộp bảng trong Word chi tiết và hiệu quả nhất

Bảng (Table) trong Word là một tập hợp các ô (cells) được sắp xếp theo các hàng (rows) và cột (columns) giao nhau tạo thành một hệ thống lưới đồng nhất. Trong một vài trường hợp, bạn muốn hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một khung duy nhất để tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho văn bản. Trong bài viết này, MHG sẽ hướng dẫn chi tiết các cách gộp bảng trong Word bằng kéo thả chuột, xóa khoảng cách giữa 2 bảng, Merge Cells và chia bảng bằng Split Table khi không cần thiết.

Cách gộp bảng trong Word khi 2 bảng tách rời nhau

Hiện nay, bạn có thể thực hiện cách gộp bảng trong Word bằng thao tác kéo thả chuột là cách trực quan và nhanh nhất, thường áp dụng cho các phiên bản Word hiện đại. Hoặc sử dụng kỹ thuật xóa khoảng cách thủ công giữa hai bảng và sử dụng phím tắt ALT + SHIFT + Mũi tên lên đối với các phiên bản cũ để gộp bảng trong Word. Theo dõi ngay để biết thêm chi tiết!

Cách gộp bảng trong Word bằng kéo thả chuột (Nhanh nhất)

Đây là phương pháp trực quan và dễ dàng nhất để hợp nhất hai bảng dữ liệu trong tích tắc mà không cần ghi nhớ các câu lệnh phức tạp. Cách làm này áp dụng hiệu quả cho hầu hết các phiên bản Word hiện đại và đảm bảo bảng được nối chính xác theo vị trí bạn mong muốn. Để nối bảng bằng cách kéo thả chuột bạn làm như sau:

• Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến bảng thứ hai cần gộp để làm xuất hiện biểu tượng mũi tên 4 chiều ở góc trên bên trái bảng.
• Bước 2: Nhấn giữ chuột trái vào biểu tượng mũi tên 4 chiều này để chọn toàn bộ bảng.
• Bước 3: Tiếp tục giữ chuột và kéo bảng thứ hai lên sát mép dưới của bảng thứ nhất cho đến khi chúng tiếp giáp nhau.
• Bước 4: Thả chuột trái ra, hệ thống sẽ tự động thực hiện gộp bảng trong Word 2016 hoặc 365 để tạo thành một bảng duy nhất.

Cách gộp bảng trong Word 2010 bằng cách xóa khoảng cách giữa 2 bảng

Đối với các phiên bản cũ hơn như Word 2010, đôi khi thao tác kéo thả có thể gây ra hiện tượng nhảy trang hoặc lệch khung hình. Vì thế, việc sử dụng phím tắt để xóa ký tự ngăn cách giữa 2 bảng là cách gộp bảng trong Word 2010 thiết thực và chính xác nhất hiện nay. Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào khoảng trắng (dòng trống) nằm ở giữa hai bảng dữ liệu mà bạn đang muốn nối lại.
• Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím nhiều lần cho đến khi bảng phía dưới được đẩy lên sát mép bảng phía trên.
• Bước 3: Nếu vẫn còn khoảng cách, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên lên để đẩy bảng dưới lên một cách thủ công.
• Bước 4: Khi hai bảng đã chạm nhau, Word sẽ tự động nhận diện và thực hiện gộp bảng trong Word thành một khối thống nhất.

Cách gộp ô trong Word bằng tính năng Merge Cells

Cách gộp ô trong Word thường được áp dụng khi bạn cần tạo tiêu đề chung cho nhiều cột hoặc gộp các hàng có nội dung tương đồng để tiết kiệm diện tích. Bên cạnh đó, thao tác này giúp cấu trúc bảng trở nên khoa học, dễ nhìn và giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được các nhóm thông tin liên quan. 

Dưới đây, bạn có thể dễ dàng thực hiện gộp các ô trong Word thông qua thanh công cụ Layout tích hợp sẵn trên dải Ribbon.

• Bước 1: Sử dụng chuột để bôi đen các ô cần gộp lại với nhau (có thể là hàng ngang hoặc cột dọc).
• Bước 2: Trên thanh công cụ phía trên màn hình, bạn hãy nhấp chuột vào tab Layout (nằm trong nhóm Table Tools).
• Bước 3: Tìm đến nhóm lệnh mang tên Merge nằm ở phía bên trái của dải Ribbon, nhấn chọn vào nút Merge Cells để biến các ô đã chọn thành một ô duy nhất.

Cách gộp cột trong Word và gộp hàng nhanh chóng

Việc xử lý cấu trúc bên trong bảng dữ liệu bao gồm thao tác gộp nhiều cột hoặc nhiều hàng thành một phân vùng lớn hơn để phục vụ mục đích trình bày. Khi bạn thực hiện gộp cột trong Word, các ranh giới ngăn cách giữa các cột sẽ bị xóa bỏ, giúp dữ liệu trải dài theo chiều ngang mà không bị ngắt quãng. Dưới đây là hướng dẫn các bước xử lý cấu trúc bên trong bảng dữ liệu:

• Bước 1: Sử dụng chuột để thực hiện thao tác bôi đen toàn bộ các cột hoặc hàng mà bạn muốn hợp nhất thành một vùng tiêu đề chung.
• Bước 2: Nhấp chuột phải trực tiếp vào vùng dữ liệu vừa được bôi đen và chọn lệnh Merge Cells từ menu ngữ cảnh hiện ra để thực hiện gộp nhanh chóng.
• Bước 3: Tiến hành kiểm tra lại dữ liệu bên trong, do các nội dung cũ có thể sẽ bị ngăn cách bằng dấu xuống dòng nên bạn cần xóa bớt để căn chỉnh lại cho gọn gàng.

Cách chia bảng trong Word bằng Split Table

Trong một số trường hợp sau khi gộp, bạn lại có nhu cầu tách một bảng lớn thành các phần nhỏ hơn để dễ dàng quản lý hoặc chèn văn bản vào giữa. Tính năng Split Table là công cụ đối lập hoàn hảo giúp bạn giải quyết vấn đề này chỉ với một tổ hợp phím tắt đơn giản. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại hàng đầu tiên của phần bảng mà bạn muốn tách ra để bắt đầu một bảng mới.
• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter trên bàn phím hoặc sử dụng nút Split Table trong Layout để tách bảng.
• Bước 3: Bảng sẽ ngay lập tức được chia đôi tại đúng vị trí con trỏ chuột, tạo ra một khoảng trống ở giữa để bạn nhập liệu văn bản thường.

Lợi ích của việc gộp khung trong Word khi trình bày văn bản

Khi biết cách gộp khung trong Word, bạn sẽ tạo ra một bảng dữ liệu hiệu quả làm tăng tính chuyên nghiệp, tối ưu hóa không gian, dễ dàng quản lý, xử lý dữ liệu và hỗ trợ in ấn cho tất cả các nhu cầu của bạn.

• Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sở hữu các bảng dữ liệu liền mạch không chỉ giúp văn bản trông gọn gàng, súc tích mà còn là minh chứng cho sự chỉn chu của người soạn thảo. Điều này giúp tài liệu tuân thủ khắt khe các quy chuẩn trình bày văn phòng hiện đại, tạo thiện cảm và sự tin tưởng tuyệt đối đối với cấp trên hoặc đối tác ngay từ cái nhìn đầu tiên.
• Tối ưu hóa không gian hiển thị: Thao tác gộp ô và nối bảng giúp loại bỏ hoàn toàn các khoảng trắng vô ích và các dòng kẻ thừa giữa những phân đoạn dữ liệu rời rạc. Điều này cho phép trang giấy chứa được nhiều thông tin hữu ích hơn trong cùng một diện tích hiển thị, giúp mắt người đọc không bị xao nhãng bởi các ranh giới vụn vặt và tập trung tối đa vào nội dung cốt lõi.
• Dễ dàng quản lý và xử lý dữ liệu: Khi toàn bộ số liệu được tập trung, bạn có thể thực hiện các lệnh sắp xếp (Sort), lọc dữ liệu hay áp dụng các kiểu định dạng tự động (Table Styles) đồng bộ cho hàng nghìn dòng dữ liệu cùng lúc. Việc này giúp hạn chế tối đa các sai sót về logic có thể xảy ra khi bạn phải thao tác rời rạc trên nhiều bảng khác nhau.
• Hỗ trợ tối ưu cho công tác in ấn: Bảng liền khối là giải pháp hoàn hảo để hạn chế tình trạng nhảy trang – nơi tiêu đề bảng nằm ở cuối trang này trong khi nội dung lại nhảy sang đầu trang sau. Ngoài ra, việc gộp bảng giúp tính năng “Repeat Header Rows” (lặp lại tiêu đề hàng) hoạt động hiệu quả nhất, giúp người xem bản cứng dễ dàng theo dõi thông tin ở bất kỳ trang giấy nào.

>>>Tìm hiểu thêm: Dùng Hyperlink để thu gọn link trong Word dễ dàng, hiệu quả

Lưu ý khi thực hiện cách gộp bảng trong Word để tránh lỗi

Để quá trình thực hiện cách gộp bảng trong Word diễn ra suôn sẻ, bạn cần kiểm tra kỹ thiết lập Wrap Text, đảm bảo đồng nhất cột, xử lý triệt để các ký tự ẩn và điều chỉnh thông số định dạng Paragraph. Đôi khi để ý những lưu ý nhỏ nhặt này mang lại quá trình làm việc trơn tru và hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

• Kiểm tra kỹ thiết lập Wrap Text: Hãy đảm bảo thuộc tính Text Wrapping của cả hai bảng đều được thiết lập là None trong mục Table Properties. Nếu một trong hai bảng đang ở chế độ “Around”, Word sẽ hiểu đó là một đối tượng nổi độc lập, khiến chúng không thể “snap” và dính liền vào nhau.
• Đảm bảo đồng nhất số lượng và độ rộng cột: Việc gộp hai bảng có số lượng cột khác nhau hoặc độ rộng không tương ứng sẽ tạo ra hiệu ứng “bậc thang” khó chịu, khiến bảng sau khi gộp bị méo mó. Bạn nên điều chỉnh các cột cho khớp nhau trước khi nối hoặc sử dụng tính năng AutoFit to Window sau khi gộp để hệ thống tự động tái cấu trúc lại khung hình cho cân đối.
• Xử lý triệt để các ký tự ẩn và dòng trắng: Luôn kiểm tra và xóa bỏ hoàn toàn các ký tự ẩn, phím cách hoặc dòng trống nằm giữa hai bảng. Để thực hiện chính xác, bạn có thể nhấn biểu tượng Show/Hide (¶) trên thanh Home để phát hiện các ký tự rác này.
• Điều chỉnh thông số định dạng Paragraph: Các thiết lập về khoảng cách đoạn (Spacing Before/After) của hàng cuối bảng phía trên và hàng đầu bảng phía dưới cần được đưa về mức 0 pt. Nếu các thông số này vẫn tồn tại giá trị khác 0, chúng sẽ tạo ra một khe hở vật lý vô hình ngăn cản sự kết nối liền mạch của các đường viền bảng, khiến chúng trông như vẫn bị tách rời.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng trên Word chuẩn Nghị định 30

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Thông qua bài viết trên đã giúp bạn hiểu toàn diện về cách gộp bảng trong Word, từ cách gộp ô trong Word 2010, cách gộp ô trong Word 2016 đến các phiên bản mới hơn. Việc làm chủ các thao tác này không chỉ giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian chỉnh sửa bảng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến table trong Microsoft Word, vui lòng liên hệ ngay MHG qua Hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ kịp thời.