Trong thời đại công nghệ số hiện nay, quản lý thông tin và tài liệu một cách hiệu quả là điều vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Microsoft SharePoint đã nhanh chóng trở thành một trong những công cụ hàng đầu giúp các tổ chức cải thiện khả năng quản lý dữ liệu và quản lý người truy cập vào dữ liệu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá Microsoft SharePoint là gì, những tính năng nổi bật của nó, lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp, cùng hướng dẫn sử dụng cơ bản để bạn có thể áp dụng vào công việc của mình.
Microsoft SharePoint là gì?
Microsoft SharePoint là một nền tảng quản lý nội dung và cộng tác doanh nghiệp được phát triển bởi Microsoft. Nó cho phép tổ chức và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, đồng thời cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý tài liệu, lập kế hoạch dự án và tạo ra các trang web nội bộ. SharePoint có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, từ việc quản lý tài liệu cho đến phát triển các ứng dụng tùy chỉnh phục vụ nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Lịch sử phát triển của SharePoint
SharePoint được ra mắt lần đầu tiên vào năm 2001 và đã trải qua nhiều phiên bản nâng cấp. Từ một công cụ đơn giản, SharePoint đã trở thành một nền tảng đa chức năng, bao gồm các tính năng như quản lý tài liệu, cộng tác nhóm, quản lý quy trình công việc và nhiều ứng dụng khác.
Các phiên bản của Microsoft SharePoint
Hiện nay Share Point có hai phiên bản chính:
Microsoft SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây của Microsoft SharePoint, được tích hợp trong bộ Microsoft 365). Phiên bản này cho phép người dùng truy cập SharePoint từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Microsoft SharePoint Server là phiên bản người dùng có thể tổ chức hoặc triển khai và quản lý tại chỗ thông qua việc đăng ký Microsoft 365 Enterprise, thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao hoặc cần kiểm soát hoàn toàn môi trường SharePoint của họ. Phiên bản này yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư vào hạ tầng máy chủ và nhân lực để quản lý.
| Tiêu chí | SharePoint Online | SharePoint Server |
| Mô hình triển khai | Dựa trên đám mây | Cài đặt trên máy chủ |
| Chi phí đầu tư ban đầu | Không cần đầu tư hạ tầng | Cần đầu tư vào phần cứng và bảo trì |
| Khả năng mở rộng | Dễ dàng mở rộng | Cần thực hiện nâng cấp phức tạp |
| Kiểm soát dữ liệu | Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây | Doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn |
| Cập nhật tính năng | Tự động cập nhật | Cần thực hiện nâng cấp thủ công |
| Tính năng | Tích hợp tốt với Microsoft 365 | Nhiều tính năng nâng cao hơn |
Tính năng nổi bật của Microsoft SharePoint
Quản lý tài liệu
SharePoint cho phép người dùng tải lên, lưu trữ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trong thời gian thực.
Cộng tác nhóm
Với SharePoint, các nhóm làm việc có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu qua các trang web nhóm, từ hình ảnh, văn bản, video,… giúp tăng khả năng làm việc cùng nhau.
Tích hợp với Microsoft 365
SharePoint được tích hợp sâu sắc với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365 như Word, Excel, và Teams, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các công cụ mà không mất thời gian.
Tạo trang web nội bộ
SharePoint cho phép doanh nghiệp tạo ra các trang web nội bộ tùy chỉnh để chia sẻ thông tin giữa các đội, nhóm trong tổ chức điều này giúp tạo không gian cho từng đội nhóm có thể yên tâm làm việc mà không lo dữ liệu có vấn đề
Quản lý quy trình công việc
SharePoint cung cấp các công cụ để tự động hóa quy trình công việc, giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng cường hiệu quả làm việc. Doanh nghiệp có thể tạo ra các quy trình phê duyệt, theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ nhiệm vụ của mình.
Lợi ích của Microsoft SharePoint cho doanh nghiệp
Tăng cường hiệu quả làm việc
SharePoint giúp doanh nghiệp của bạn có thể tự tổ chức và sắp xếp thông tin dữ liệu một cách có hệ thống và khoa học, điều này giupps nhân viên
Cải thiện khả năng cộng tác
Với SharePoint các nhóm làm việc có thể dễ dàng kết nối vào hợp tác hơn, từ đó nâng cao chất lượng công việc và tạo ra những sản phẩm tốt hơn.
Bảo mật thông tin
SharePoint cung cấp nhiều tính năng bảo mật, cho phép doanh nghiệp kiểm soát ai có quyền truy cập vào tài liệu và thông tin quan trọng. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu và giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.
Khả năng mở rộng
SharePoint có khả năng mở rộng cao, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và phát triển các ứng dụng riêng biệt phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện khả năng phục vụ khách hàng và mở rộng quy mô doanh nghiệp sau này.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft SharePoint
Đăng nhập vào SharePoint
Bước 1: Mở Microsoft 365 trên web hoặc trên máy tính của bạn và đăng nhập vào tài khoản của bạn
Bước 2: Mở SharePoint từ trong giao diện chính của Microsoft 365
Tạo một trang web mới
Bước 1: Khởi động Microsoft 365 trên máy tính của bạn, sau đó hãy truy cập vào ứng dụng SharePoint.
Bước 2: Giao diện chính của ứng dụng SharePoint sẽ hiển thị, tại góc trái màn hình, bạn tiếp tục chọn + Create Site.
Bước 3: Người dùng cần xem xét liệu họ muốn tạo Site liên lạc hoặc Site nhóm để chọn sao cho phù hợp với nhu cầu.
Bước 4: Sau khi chọn site thích hợp, người dùng sẽ tiến hành đặt tên, cung cấp thông tin ở phần mô tả, bên cạnh đó đừng quên thiết lập quyền riêng tư, cuối cùng hãy bấm Tiếp tục.
Bước 5: Trong mục Member, bạn hãy thêm địa chỉ email hoặc tên của bất kỳ ai mà bạn muốn thêm vào site để thuận tiện cho việc đồng quản lý.
Bước 6: Bạn có thể thêm người cùng làm việc vào site bằng cách thêm tên hoặc địa chỉ email của họ. Sau cùng hãy chọn Hoàn tất.
Tải lên tài liệu
Cách 1: Sử dụng tính năng kéo thả của máy tính, bằng việc mở thư mục chứa tệp tài liệu mà bạn muốn tải, sau đó click chọn vào tệp, giữ và di chuyển chuột cùng lúc để thực hiện việc kéo thả tài liệu qua thư viện của SharePoint.
Cách 2: Tại giao diện chính của ứng dụng SharePoint, trên thanh công cụ có hiện thẻ Upload, đó cũng chính là nơi mà bạn sử dụng để tải tệp lên SharePoint.
Chia sẻ tài liệu
Bước 1: Chọn tài liệu cần chia sẻ.
Bước 2: Nhấp vào nút “Share” (Chia sẻ) và nhập địa chỉ email của người nhận.
Bước 3: Chọn quyền truy cập cho người nhận và gửi liên kết.
Kết luận
Microsoft SharePoint là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về Microsoft SharePoint và cách mà nó có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn, nếu các bạn còn bất cứ câu hỏi hay thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi tại đây hoặc qua số Hotline: 024.9999.7777.
