Hiện nay, Microsoft chưa hỗ trợ hàm trừ Excel chính thức như hàm SUM hay hàm AVERAGE. Điều này phần nào mang đến bất tiện cho người dùng khi việc xử lý phép trừ trên bảng tính phải phối hợp linh hoạt và chuyên sâu giữa các hàm hoặc thực hiện thao tác thủ công. Vì thế qua bài viết này, MHG sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ các kỹ thuật thực hiện hàm tính trừ trong Excel.
Hàm trừ trong Excel là gì?
Trong Microsoft Excel, chúng ta không tìm thấy một hàm đơn lập mang tên “SUBTRACT”. Thay vào đó, thuật ngữ hàm trừ Excel thường được hiểu là việc sử dụng toán tử dấu gạch ngang (-) hoặc kết hợp các hàm toán học khác để thực hiện phép tính lấy một số trừ đi một hoặc nhiều số khác. Đây là phép toán nền tảng giúp người dùng xác định sự chênh lệch giữa các giá trị dữ liệu trong bảng tính.
Bản chất của phép trừ trong Excel vô cùng linh hoạt, cho phép bạn thao tác trên các con số cụ thể, tham chiếu ô (cell references) hoặc thậm chí là các dải dữ liệu lớn (ranges). Khác với các hàm phức tạp, phép trừ tập trung vào tính trực quan và hiệu quả cao, hỗ trợ đắc lực trong việc tính toán số dư, lợi nhuận hoặc quản lý biến động số lượng trong các báo cáo tài chính và quản trị doanh nghiệp.
Các phương pháp sử dụng hàm trừ trong Excel hiệu quả nhất
Việc làm chủ các phương pháp thực hiện hàm trừ trong excel sẽ giúp bạn xử lý mọi tình huống từ tính toán đơn giản đến phân tích dữ liệu phức tạp. Tùy thuộc vào cấu trúc của bảng dữ liệu và loại giá trị bạn đang xử lý (số thực, số phức, hay dữ liệu liên kết giữa các bảng tính), bạn có thể lựa chọn một trong các cách thức dưới đây. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng, giúp tối ưu hóa thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và quản lý thông tin trên Microsoft Excel.
Cách tính trừ bằng dấu gạch ngang (-) truyền thống
Đây là phương pháp phổ biến nhất để thực hiện hàm tính trừ trong Excel vì tính đơn giản và trực quan, áp dụng cho cả việc trừ số trực tiếp hoặc tham chiếu giữa các ô dữ liệu với nhau. Bạn có thể thực hiện nhanh chóng mà không cần ghi nhớ các cú pháp hàm phức tạp, giúp việc xử lý các bảng tính nhỏ trở nên cực kỳ thuận tiện.
- Bước 1: Nhấp chuột vào ô bạn muốn hiển thị kết quả phép tính (ví dụ ô C2).
- Bước 2: Nhập dấu bằng = để bắt đầu công thức, sau đó nhập số thứ nhất, dấu gạch ngang –, và số thứ hai (Ví dụ: =100-50).
- Bước 3: Nhấn phím Enter trên bàn phím để nhận kết quả ngay lập tức.
- Bước 4: Nếu muốn trừ theo địa chỉ ô, bạn nhập dấu =, nhấp chọn ô chứa số bị trừ (ví dụ A1), nhập dấu –, rồi nhấp chọn ô chứa số trừ (ví dụ A2). Công thức sẽ có dạng =A1-A2.
- Bước 5: Nhấn Enter hoặc sử dụng chuột kéo điểm Fill Handle (dấu cộng nhỏ ở góc dưới bên phải ô) xuống các dòng phía dưới để áp dụng công thức nếu có nhiều cột.
Sử dụng hàm IMSUB để thực hiện phép trừ số phức
Hàm IMSUB là một hàm chuyên dụng trong Excel dùng để thực hiện phép trừ giữa hai số phức (complex numbers). Đây là một trong những công cụ không thể thiếu đối với những người làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật, điện tử hoặc toán học chuyên sâu khi cần xử lý các giá trị có chứa thành phần thực và thành phần ảo (dạng x + yi).
- Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu số phức ở hai ô khác nhau, ví dụ ô A2 chứa 5+3i và ô B2 chứa 2+1i.
- Bước 2: Nhấp chọn ô C2 để đặt kết quả và nhập cú pháp: =IMSUB(A2, B2).
- Bước 3: Kiểm tra lại các đối số trong hàm, đảm bảo số bị trừ nằm ở vị trí thứ nhất và số trừ nằm ở vị trí thứ hai.
- Bước 4: Nhấn Enter để Excel trả về kết quả là một số phức dưới dạng chuỗi văn bản (ví dụ kết quả sẽ là 3+2i).
Thực hiện hàm cộng trừ trong Excel bằng hàm SUM
Mặc dù hàm SUM thường dùng để cộng, nhưng bạn có thể biến nó thành một hàm cộng trừ trong Excel linh hoạt bằng cách chuyển các giá trị cần trừ thành số âm. Cách tiếp cận này cực kỳ hiệu quả khi bạn có một danh sách dài các khoản thu và chi cần tính tổng số dư cuối cùng mà không muốn viết công thức trừ thủ công cho từng ô.
- Bước 1: Trong cột dữ liệu, hãy nhập các giá trị cần trừ dưới dạng số âm bằng cách thêm dấu trừ – phía trước con số (Ví dụ: thu nhập là 1000, chi phí nhập là -200, -300).
- Bước 2: Nhấp chọn ô muốn hiển thị tổng số dư cuối cùng (ví dụ ô A7).
- Bước 3: Nhập công thức =SUM(A2:A9) để Excel tự động gộp tất cả giá trị lại với nhau.
- Bước 4: Nhấn Enter. Excel sẽ thực hiện phép cộng các số dương và trừ đi các số âm, cho ra kết quả chênh lệch cuối cùng một cách chính xác.
Hàm trừ Excel cho các trường hợp đặc biệt (Ngày tháng, phần trăm, thời gian)
Khi làm việc với dữ liệu thực tế, bạn sẽ thường xuyên gặp các yêu cầu như tính khoảng cách giữa hai ngày, tính thời gian làm việc hoặc trừ phần trăm giảm giá. Những trường hợp này yêu cầu cách tiếp cận chuyên sâu hơn so với phép trừ số thông thường để đảm bảo định dạng kết quả luôn chính xác và dễ hiểu.
- Bước 1: Để trừ ngày tháng, bạn nhập dấu =, chọn ô ngày kết thúc (B2) trừ đi ô ngày bắt đầu (C2). Hàm hoàn chỉnh: =B2-C2 . Nhấn Enter để có thể hiển thị kết quả.
* Lưu ý: Định dạng ô kết quả phải là General hoặc Number để hiển thị số ngày chênh lệch, còn định dạng ngày phải là Date.
- Bước 2: Để trừ phần trăm, ví dụ bạn muốn giảm 10% cho giá trị ở ô A2, hãy nhập công thức: =A2-A2*10%. Sau đó nhấn vào Enter để hiển thị kết quả.
- Bước 3: Đối với phép trừ thời gian, nhập dấu =, lấy giờ kết thúc (C2) trừ giờ bắt đầu (B2), công thức: =C2-B2. Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Thực hiện phép trừ dữ liệu giữa các Sheet khác nhau
Trong các file Excel quản lý lớn, dữ liệu thường được tách ra nhiều trang tính (Sheet) khác nhau. Việc thực hiện phép trừ liên Sheet giúp bạn tổng hợp dữ liệu từ Sheet “Doanh thu” trừ đi dữ liệu ở Sheet “Chi phí” mà không cần phải copy dữ liệu về cùng một trang, giúp giữ nguyên cấu trúc quản lý khoa học.
- Bước 1: Nhấp chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả ở Sheet hiện tại và nhập dấu bằng =.
- Bước 2: Dùng chuột nhấp vào tên Sheet chứa số bị trừ ở thanh tab phía dưới, sau đó nhấp vào ô chứa giá trị cụ thể.
- Bước 3: Nhập dấu trừ – từ bàn phím.
- Bước 4: Tiếp tục dùng chuột nhấp vào tên Sheet chứa số trừ và chọn ô chứa giá trị cần trừ. Lúc này thanh công thức sẽ hiển thị dạng: =Sheet1!B3-Sheet2!B2.
- Bước 5: Nhấn Enter để tiến hành hoàn tất. Excel sẽ tự động quay trở lại Sheet ban đầu và hiển thị kết quả phép tính liên kết.
Các ứng dụng thực tế của hàm trừ Excel trong công việc
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số 2026, việc ứng dụng thành thạo các phép tính trừ trên bảng tính không chỉ đơn thuần là thực hiện toán học cơ bản mà còn là chìa khóa để quản trị hiệu suất công việc. Từ các doanh nghiệp lớn đến các hộ kinh doanh cá thể, việc sử dụng chính xác các công thức này giúp minh bạch hóa số liệu và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế một cách nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng và kiểm kê hàng hóa: Đây là ứng dụng phổ biến nhất của phép trừ trong kinh doanh. Bằng cách lấy số lượng tồn kho đầu kỳ cộng số lượng nhập và trừ đi số lượng đã bán (xuất kho), người quản lý có thể nắm bắt chính xác lượng hàng còn lại trong kho tại bất kỳ thời điểm nào, từ đó có kế hoạch nhập hàng kịp thời.
- Tính toán lợi nhuận và quản lý tài chính: Phép trừ đóng vai trò cốt lõi trong việc xác định sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Công thức lấy tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí (bao gồm giá vốn, vận hành, thuế) sẽ cho ra lợi nhuận ròng, giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và đầu tư.
- Theo dõi tiến độ và thời gian thực hiện dự án: Trong quản lý dự án, phép trừ ngày tháng giúp tính toán thời gian còn lại cho mỗi deadline. Bằng cách lấy ngày cam kết hoàn thành trừ đi ngày hiện tại, người quản lý sẽ biết được dự án còn bao nhiêu ngày để thực hiện, từ đó điều tiết nguồn lực và nhân sự phù hợp để đảm bảo đúng tiến độ.
- Quản lý nhân sự và tính lương tăng ca: Excel hỗ trợ tính toán số giờ làm việc thực tế của nhân viên bằng cách lấy giờ ra trừ đi giờ vào. Ngoài ra, việc trừ các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các khoản phạt từ tổng lương cứng giúp bộ phận kế toán xuất ra bảng lương chi tiết và chính xác cho từng nhân sự.
>>>Xem Thêm Các Hàm Khác Tại: Hàm LEN trong Excel là gì?
Những lưu ý và mẹo tối ưu khi sử dụng hàm tính trừ trong Excel
Để trở thành một người sử dụng Excel thành thạo, chỉ biết công thức là chưa đủ. Bạn cần nắm rõ các kỹ thuật tối ưu để tránh sai sót và xử lý các tệp dữ liệu lớn một cách mượt mà nhất. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp bạn nâng cao hiệu quả khi làm việc với các phép tính trừ.
Cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối ($) để cố định giá trị trừ hàng loạt
Khi bạn cần trừ nhiều số khác nhau cho cùng một số cố định (ví dụ trừ đi một khoản chi phí chung hoặc tỷ lệ chiết khấu cố định), việc sử dụng địa chỉ tuyệt đối là bắt buộc. Nếu không cố định ô, khi bạn kéo công thức xuống, Excel sẽ tự động nhảy địa chỉ ô dẫn đến kết quả bị sai lệch hoàn toàn. Để thực hiện, bạn chỉ cần chọn địa chỉ ô trong công thức và nhấn phím F4 để xuất hiện ký hiệu $ (Ví dụ: =A2-$B$1).
Cách xử lý triệt để lỗi #VALUE! Khi dữ liệu đầu vào không phải là số
Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi bạn thực hiện phép trừ nhưng một trong các ô tham chiếu lại chứa định dạng văn bản (text), khoảng trắng hoặc các ký tự không hợp lệ. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại định dạng của toàn bộ vùng dữ liệu và đảm bảo chúng ở định dạng Number. Bạn cũng có thể sử dụng hàm IFERROR bọc ngoài công thức trừ (Ví dụ: =IFERROR(A2-B2, 0)) để trả về giá trị 0 thay vì hiển thị lỗi gây mất thẩm mỹ cho bảng tính.
Định dạng Custom Format để hiển thị kết quả trừ trực quan
Trong các báo cáo tài chính, các số âm (kết quả của phép trừ khi số trừ lớn hơn số bị trừ) thường cần được làm nổi bật để dễ nhận diện. Thay vì để dấu trừ đơn điệu, bạn có thể sử dụng tính năng Format Cells, vào mục Number và chọn định dạng số âm có màu đỏ hoặc nằm trong ngoặc đơn. Điều này giúp người xem báo cáo nhận diện ngay các khoản thâm hụt hoặc chi phí vượt mức một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Câu trả lời ngắn gọn |
| Tại sao không có hàm SUBTRACT trong phần mềm Excel? | Excel sử dụng toán tử – (dấu trừ) thay vì tạo hàm riêng vì phép trừ đã đơn giản với dấu này. Ví dụ: =A1-B1 hoặc =100-50. Việc dùng toán tử trực tiếp ngắn gọn và dễ hiểu hơn so với việc gọi hàm như =SUBTRACT(A1,B1). Excel chỉ tạo hàm cho các tính toán phức tạp hơn như SUM, PRODUCT. |
| Làm sao để trừ nhiều ô cùng lúc? | Để trừ nhiều ô cùng một lúc có 3 cách chính:
|
| Lệnh trừ ngày tháng trả về con số lạ? | Con số đó là số ngày giữa hai mốc thời gian. Excel lưu ngày tháng dưới dạng số (serial number), ví dụ 1/1/2024 = 45292. Khi trừ =15/01/2025-01/01/2025 sẽ ra 14 (nghĩa là 14 ngày). Nếu muốn hiển thị dạng năm/tháng/ngày, dùng hàm DATEDIF: =DATEDIF(A1,B1,”d”) cho số ngày, “m” cho số tháng, “y” cho số năm. |
| Hàm IMSUB khác gì phép trừ dấu (-)? | IMSUB là hàm trừ số phức (complex numbers) có dạng a+bi (với i là đơn vị ảo). Ví dụ: =IMSUB(“3+4i”,”1+2i”) trả về “2+2i”. Còn dấu – chỉ trừ được số thực thông thường. IMSUB thuộc nhóm hàm kỹ thuật (Engineering functions) dùng trong toán học, vật lý, kỹ thuật điện. |
>>>Xem Thêm Các Hàm Khác Tại: Hàm RIGHT trong Excel là gì?
Lời kết
Qua bài viết này, MHG đã chia sẻ đến bạn một số những phương pháp hiệu quả để sử dụng hàm trừ Excel, từ các thao tác cơ bản đến các kỹ thuật chuyên sâu giúp bảng tính trở nên chính xác, dễ quản lý và chuyên nghiệp hơn. Việc áp dụng các kỹ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu hàng ngày.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về hàm trừ Excel hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365 để nâng tầm hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ của MHG.
