Dung lượng file Word bị nặng là tình huống mà nhiều người dùng Microsoft Word thường xuyên gặp phải trong công việc hàng ngày. Vì vậy, việc giảm dung lượng file Word là điều cần thiết giúp gửi file nhanh chóng mà còn tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính và đám mây. Điều quan trọng là bạn có thể làm điều này mà vẫn giữ nguyên định dạng, hình ảnh và bố cục của tài liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp hiệu quả nhất để xử lý vấn đề này. Xem ngay!
Dung lượng file Word nặng là như thế nào ?
Nhiều người thắc mắc file Word bao nhiêu MB thì được coi là nặng và cần giảm dung lượng file Word. Về mặt kỹ thuật, file Word thông thường chỉ chứa văn bản thuần túy có dung lượng rất nhỏ, thường dưới 100KB cho một tài liệu 10-20 trang. Khi file của bạn vượt quá 5MB, đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy tài liệu đang chứa nhiều yếu tố làm tăng kích thước như hình ảnh, đồ họa hoặc dữ liệu nhúng.
Dung lượng file Word nặng vì sao?
File Word của bạn có thể trở nên nặng nề vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Các nguyên nhân chính cấu tạo nên 1 file Word nặng bao gồm:
- Hình ảnh chất lượng cao chưa được nén là nguyên nhân phổ biến nhất. Khi bạn chụp ảnh bằng điện thoại hoặc máy ảnh chuyên nghiệp rồi chèn trực tiếp vào Word, các file ảnh này thường có độ phân giải rất cao (5-10MB mỗi ảnh). Word sẽ lưu trữ toàn bộ dữ liệu ảnh gốc này trong tài liệu, khiến file tăng vọt về kích thước.
- Phông chữ nhúng trong tài liệu cũng góp phần làm file Word nặng hơn. Khi bạn sử dụng các font chữ đặc biệt và chọn tùy chọn nhúng font vào file, Word sẽ lưu trữ cả bộ font đó. Điều này đảm bảo người khác xem được đúng font chữ bạn dùng, nhưng mỗi font có thể chiếm từ 200KB đến vài MB.
- Lịch sử chỉnh sửa và dữ liệu ẩn là một yếu tố mà nhiều người không biết. Word tự động lưu lại các phiên bản chỉnh sửa, thông tin metadata, và các đối tượng ẩn trong file.
- Đồ họa và biểu đồ phức tạp tạo trong Word hoặc paste từ Excel cũng làm tăng dung lượng đáng kể. Các đối tượng này chứa nhiều thông tin định dạng và dữ liệu nguồn.
- Video và file âm thanh trong tài liệu là những yếu tố quan trọng chiếm nhiều về dung lượng. Chỉ cần một video vài phút cũng có thể làm file Word tăng lên hàng chục MB.
Tác hại của file Word dung lượng lớn
File Word có dung lượng quá lớn khiến cho người dùng gặp khó chịu và bất tiện trong khi làm việc và học tập:
- Gửi email thất bại: Hầu hết các hệ thống email đều giới hạn kích thước file đính kèm từ 10MB đến 25MB. Khi file Word của bạn vượt quá ngưỡng này, email sẽ không gửi được. Bạn buộc phải tìm cách nén file hoặc chia nhỏ tài liệu, gây mất thời gian và làm gián đoạn công việc.
- Tốc độ xử lý chậm: File Word nặng sẽ mở rất lâu, lưu file mất nhiều thời gian, và thao tác cuộn trang, tìm kiếm trở nên giật lag. Nhất là đối với các dòng máy tính cũ và cấu hình thấp.
- Chiếm dụng không gian lưu trữ: Khi bạn có hàng trăm file Word nặng trên máy tính hoặc OneDrive, dung lượng sẽ cạn kiệt nhanh chóng. Điều này buộc bạn phải mua thêm bộ nhớ hoặc liên tục dọn dẹp file.
- Nguy cơ hỏng file cao hơn: File Word nặng dễ bị lỗi trong quá trình truyền tải qua mạng hoặc lưu trữ. Hệ quả có thể dẫn đến mất dữ liệu hoặc nội dung trong file.
- Khó khăn trong chia sẻ và cộng tác: Khi làm việc nhóm qua các nền tảng như SharePoint hay Google Drive, file Word có dung lượng lớn sẽ đồng bộ chậm, gây khó khăn cho việc cập nhật và chỉnh sửa đồng thời.
Vì những lý do trên, việc giảm dung lượng file Word không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn là điều cần thiết để làm việc hiệu quả hơn với Microsoft Word.
Các cách giảm dung lượng file Word trực tiếp trong Word
Cách giảm dung lượng file Word trực tiếp trong Microsoft Word là một cách làm hiệu quả mà không cần cài thêm phần mềm thứ ba vào máy tính. Rất thích hợp cho các trường hợp sử dụng máy tính công cộng và mang tính linh hoạt cao.
Nén dung lượng ảnh bằng Compress Pictures
Tính năng Compress Pictures (nén ảnh) trong Word là cách giảm dung lượng file Word hiệu quả nhất khi tài liệu của bạn chứa nhiều hình ảnh. Công cụ này có sẵn trong Word và không yêu cầu phần mềm bên ngoài.
Cách thực hiện từng bước:
- Bước 1: Nhấp chuột vào bất kỳ hình ảnh nào trong tài liệu. Thanh công cụ Picture Format (hoặc Định dạng Hình ảnh) sẽ xuất hiện ở phía trên.
- Bước 2: Tìm và nhấn vào nút Compress Pictures (biểu tượng hai hình chữ nhật chồng lên nhau với mũi tên).
- Bước 3: Cửa sổ Compress Pictures hiện ra với nhiều tùy chọn. Phần quan trọng nhất là mục Resolution (độ phân giải). Word cung cấp các mức nén khác nhau:
- HD (330 ppi) giữ chất lượng cao nhất, phù hợp khi bạn cần in ấn tài liệu chất lượng cao. Tuy nhiên, mức này giảm dung lượng không nhiều.
- Print (220 ppi) là lựa chọn cân bằng tốt. Chất lượng ảnh vẫn sắc nét khi in ra giấy A4 nhưng dung lượng giảm đáng kể.
- Web (150 ppi) phù hợp khi file chỉ xem trên màn hình máy tính hoặc gửi email. Đây là mức Word khuyên dùng cho hầu hết trường hợp.
- Email (96 ppi) nén mạnh nhất, giảm dung lượng tối đa. Chất lượng ảnh vẫn đủ xem trên màn hình nhưng không nên in ra.
- Bước 4: Chọn vào “Apply only to this picture” để chỉ áp dụng cho hình ảnh hiện tại.
- Bước 5: Một tùy chọn quan trọng khác là “Delete cropped areas of pictures” (xóa vùng cắt của ảnh). Khi bạn cắt ảnh trong Word, phần bị cắt không thực sự bị xóa mà chỉ bị ẩn đi.
*Lưu ý quan trọng: Sau khi nén ảnh, bạn nên lưu file và đóng Word. Khi mở lại, dung lượng file mới được cập nhật chính xác.
Tắt tính năng nhúng font chữ
Khi bạn sử dụng các font chữ đặc biệt trong Word, có một tùy chọn cho phép nhúng (embed) font đó vào file. Tính năng này đảm bảo người khác mở file sẽ thấy đúng font chữ bạn dùng ngay cả khi máy họ không cài font đó. Tuy nhiên, mỗi font nhúng vào file chiếm từ 200KB đến vài MB, làm tăng đáng kể dung lượng.
- Bước 1: Vào File → chọn Options → Trong cửa sổ Word Options, chọn Save.
- Bước 2: Kéo xuống phần “Preserve fidelity when sharing this document” (Giữ nguyên tất cả khi chia sẻ tài liệu này).
- Bước 3: Bỏ tích vào ô “Embed fonts in the file” (Nhúng font vào file) để Word không lưu font vào file.
*Lưu ý quan trọng: Việc tắt nhúng font có nghĩa là khi bạn gửi file cho người khác, nếu máy họ không có font chữ bạn dùng, Word sẽ tự động thay thế bằng font tương tự. Văn bản vẫn hiển thị đầy đủ nhưng có thể trông hơi khác một chút.
Lưu file dưới định dạng DOCX
Định dạng file bạn chọn khi lưu tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến dung lượng. Word hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau và DOCX là định dạng giúp giảm dung lượng file Word tốt nhất.
Cách chuyển đổi file DOC sang DOCX:
- Bước 1: Vào File, chọn Save as (Lưu dưới dạng).
- Bước 2: Trong cửa sổ lưu file, tìm mục “Save as type” (Lưu dưới dạng).
- Bước 3: Nhấn vào ô dropdown và chọn “Word Document (*.docx)”.
Giảm dung lượng file Word bằng phần mềm hỗ trợ
Một trong những cách hữu hiệu nhất để giảm dung lượng file Word là sử dụng phần mềm hỗ trợ. Hiện nay có 2 phần mềm phổ biến nhất để nén và giải nén file là Winrar và 7-Zip. Theo dõi ngay cách sử dụng phần mềm này để nén file giảm dung lượng ngay nhé.
Giảm dung lượng file Word bằng 7-Zip
WinRAR và 7-Zip là hai phần mềm nén file phổ biến giúp bạn giảm dung lượng file Word một cách đơn giản và hiệu quả. Hai công cụ này hoạt động bằng cách nén file Word thành định dạng nén như ZIP hoặc RAR, giảm đáng kể dung lượng khi lưu trữ hoặc gửi qua email.
Cách nén file Word bằng 7-Zip:
- Bước 1: Tải và cài đặt 7-Zip miễn phí từ trang chủ 7-zip.org. Sau khi cài đặt, 7-Zip tự động tích hợp vào menu chuột phải của Windows.
- Bước 2: Tìm file Word cần nén trong File Explorer, nhấp chuột phải vào file đó. Trong menu hiện ra, chọn “7-Zip”, sau đó chọn “Add to archive” (Thêm vào file nén). Cửa sổ cài đặt nén xuất hiện với nhiều tùy chọn:
- Archive format (định dạng nén): Bạn chọn “7z” để đạt tỷ lệ nén tốt nhất, hoặc chọn “zip” nếu cần chia sẻ file với người dùng không cài 7-Zip.
- Compression level (mức độ nén): Chọn “Ultra” để nén tối đa. Quá trình nén sẽ lâu hơn nhưng dung lượng giảm nhiều nhất. Chọn “Normal” nếu bạn cần cân bằng giữa tốc độ và hiệu quả nén.
- Compression method (phương pháp nén): Chọn “LZMA2” cho file Word để đạt kết quả nén tốt nhất.
- Bước 3: Phần mềm sẽ tự động nén file để giảm dung lượng theo yêu cầu. Sau đó bạn có thể dùng file này để chia sẻ cho đối tác hoặc đồng nghiệp.
* Lưu ý: Người nhận cũng phải cài đặt 7-Zip để có thể giải nén và sử dụng file Word.
Giảm dung lượng file Word bằng Winrar
- Bước 1: Tải WinRAR từ win-rar.com và cài đặt vào máy tính.
- Bước 2: Nhấp chuột phải vào file Word cần nén, chọn “Add to archive” (Thêm vào file nén). Trong cửa sổ WinRAR, bạn có các tùy chọn:
- Archive format: Chọn “RAR” để nén tốt hơn, hoặc “ZIP” để tương thích rộng hơn.
- Compression method: Chọn “Best” (tốt nhất) để đạt tỷ lệ nén cao nhất.
- Dictionary size: Chọn kích thước lớn nhất (32MB hoặc 64MB) để tăng hiệu quả nén, đặc biệt với file Word có nhiều văn bản lặp lại.
- Bước 3: Nhấn OK, Winrar sẽ tự động nén file để giảm dung lượng theo yêu cầu. Sau đó bạn có thể dùng file này để chia sẻ. Người nhận cũng phải có phần mềm giải nén để giải nén file và sử dụng như bình thường.
*Ghi chú: WinRAR còn có tính năng “Create solid archive” (tạo file nén liền khối) rất hữu ích khi bạn nén nhiều file Word cùng lúc. Tính năng này tìm các mẫu lặp lại giữa các file để nén tốt hơn.
Mẹo tối ưu dung lượng file Word
Bên cạnh các phương pháp trên, bạn cũng nên biết các mẹo tối ưu sau để tối ưu dung lượng file Word hiệu quả nhất.
Chuẩn bị hình ảnh trước khi tiến hành chèn
Việc chuẩn bị hình ảnh đúng cách trước khi chèn vào Word là bí quyết quan trọng nhất để giảm dung lượng file Word ngay từ đầu. Thay vì chèn ảnh gốc rồi mới nén sau, bạn nên xử lý ảnh trước để tiết kiệm thời gian và đạt kết quả tốt hơn.
- Chọn đúng kích thước ảnh: Hình ảnh từ điện thoại thông minh hiện nay thường có độ phân giải 12-48 megapixel, tương đương 4000×3000 pixel hoặc lớn hơn. Kích thước này hoàn toàn dư thừa cho tài liệu Word. Với tài liệu Word thông thường xem trên màn hình, ảnh rộng 800-1200 pixel là đủ rõ nét. Với tài liệu cần in ra giấy A4, ảnh rộng 1500-2000 pixel đã cho chất lượng tốt.
- Nén ảnh trước khi chèn: Sau khi resize về kích thước phù hợp, bạn nên nén ảnh thêm một lần nữa để giảm dung lượng hình ảnh với đuôi file JPG hoặc PNG.
- Chọn đúng định dạng file ảnh: JPG (hoặc JPEG) phù hợp cho ảnh chụp, ảnh có nhiều màu sắc và chi tiết phức tạp. Định dạng này nén tốt và cho dung lượng nhỏ. PNG phù hợp cho ảnh đồ họa, logo, biểu đồ, ảnh có nền trong suốt. PNG giữ chất lượng tốt hơn JPG nhưng dung lượng lớn hơn. Tránh dùng BMP hoặc TIFF vì hai định dạng này không nén, dung lượng rất lớn. Một ảnh BMP có thể nặng gấp 10-20 lần ảnh JPG cùng kích thước.
Sử dụng font chữ thông dụng
Font chữ bạn chọn cho tài liệu Word có ảnh hưởng đáng kể đến dung lượng file, đặc biệt khi bạn bật tính năng nhúng font. Việc sử dụng font chữ mặc định không chỉ giúp giảm dung lượng file Word mà còn đảm bảo tài liệu hiển thị đúng trên mọi máy tính.
Font chữ mặc định có sẵn trên Windows: Các font chữ mặc định được cài đặt sẵn trên Windows và Office không cần nhúng vào file Word. Người nhận file có thể xem đúng font ngay cả khi bạn không nhúng font vào.
- Arial là font sans-serif (không chân) rất phổ biến, dễ đọc trên màn hình và khi in. Phù hợp cho báo cáo, thuyết trình, tài liệu công việc.
- Calibri là font mặc định của Word từ phiên bản 2007. Font này hiện đại, gọn gàng và dễ đọc. Microsoft thiết kế Calibri đặc biệt cho văn bản số.
- Times New Roman là font serif (có chân) cổ điển, được dùng nhiều trong học thuật và xuất bản. Font này cho cảm giác trang trọng, chuyên nghiệp.
- Verdana thiết kế cho màn hình máy tính, có khoảng cách rộng giữa các ký tự nên dễ đọc ngay cả kích thước nhỏ.
- Georgia là font serif hiện đại, đẹp hơn Times New Roman và dễ đọc trên màn hình.
Hạn chế copy-paste từ web
Copy nội dung từ website, blog, hoặc trang tin tức rồi paste trực tiếp vào Word là thao tác phổ biến nhưng lại là nguyên nhân làm file Word nặng lên đáng kể. Việc hạn chế copy-paste từ web giúp giảm dung lượng file Word hiệu quả. Nếu bắt buộc phải dán từ Website, thì thay vì dùng Ctrl + V (paste thông thường), bạn nên dùng “Paste Special” để kiểm soát những gì được paste vào Word.
>>>Xem Thêm: Word Bị Lag Khi Chèn Nhiều Ảnh
Câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Trả lời |
| Làm sao giảm dung lượng file Word mà không mất chất lượng ảnh? | Có thể dùng tính năng nén ảnh trong Word nhưng chọn chế độ giữ nguyên độ phân giải, chèn ảnh ở định dạng JPEG hoặc PNG thay vì BMP/TIFF, xóa dữ liệu thừa như track changes, macro và lưu file dưới dạng .docx để tối ưu dung lượng. |
| Có thể giảm dung lượng file Word trên điện thoại không? | Hoàn toàn có thể, bạn có thể dùng ứng dụng Word trên điện thoại để lưu lại file ở định dạng .docx hoặc sử dụng các ứng dụng nén như RAR, WinZip, cũng như công cụ trực tuyến qua trình duyệt di động. |
| File Word nặng do nguyên nhân nào? | Nguyên nhân thường gặp là chèn nhiều ảnh dung lượng lớn chưa nén, nhúng đối tượng như video, bảng Excel hoặc PDF, lưu ở định dạng cũ .doc, và chứa nhiều comment, track changes hoặc macro. |
| Nên dùng công cụ online hay phần mềm để nén file Word? | Công cụ online tiện lợi, nhanh chóng, không cần cài đặt nhưng có rủi ro bảo mật và phụ thuộc internet, trong khi phần mềm cài đặt trên máy an toàn hơn, xử lý tốt các file lớn và không cần kết nối mạng. |
>>>Đọc thêm: Track Changes trong Word: Hướng dẫn sử dụng chi tiết từ A–Z
Kết luận
Qua bài viết này, MHG đã chia sẻ đến bạn những cách hiệu quả để giảm dung lượng file Word mà không làm mất định dạng, giúp tài liệu trở nên nhẹ hơn, dễ dàng lưu trữ và chia sẻ mà vẫn giữ nguyên chất lượng nội dung. Việc áp dụng các phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa quá trình làm việc, tiết kiệm dung lượng bộ nhớ và nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tình nhất.
