Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất thế giới, được phát triển bởi Microsoft Corporation. Hiện nay, người dùng có sự phân vân giữa hai lựa chọn nên dùng Word online hay cài máy tốt hơn. Nhìn chung mỗi phiên bản đều mang đến trải nghiệm khác biệt, phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh sử dụng riêng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết ưu nhược điểm của cả hai phiên bản. Xem ngay!
Nên dùng Word online hay cài máy tốt hơn?
Câu trả lời cho câu hỏi dùng Word online hay cài máy tốt hơn không phải là “cái này luôn tốt hơn cái kia” mà phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu, hoàn cảnh, và cách bạn làm việc. Mỗi phiên bản có thế mạnh riêng và phù hợp với nhóm người dùng khác nhau. Vì vậy,
- Nên chọn Word Online khi: Bạn là người làm việc tự do thường xuyên di chuyển giữa nhiều địa điểm với nhu cầu cơ bản như viết email, ghi chú cuộc họp, báo cáo ngắn. Word Online cho phép bạn truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu với bất kỳ thiết bị nào từ điện thoại, máy tính bảng đến laptop cá nhân.
- Nên chọn Word cài máy khi: Công việc của bạn yêu cầu xử lý tài liệu phức tạp và chuyên nghiệp như soạn hợp đồng, kế toán tạo báo cáo tài chính với nhiều bảng biểu liên kết, nhà nghiên cứu viết luận văn. Các tính năng như macro, mail merge, mục lục tự động, so sánh phiên bản chỉ có trên phiên bản này.
Khi phân vân giữa 2 lựa chọn nên dùng Word online hay cài máy tốt hơn, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm của từng người dùng. Nhiều người dùng làm việc nhẹ nhàng thì thích sự linh hoạt và tiện lợi của Word online, còn vài người thì lại thích tối ưu hóa hiệu năng do làm việc với các tệp tài liệu lớn. Vì vậy, hãy xác định nhu cầu của bạn trước khi chọn lựa 2 phiên bản này nhé.
Word Online là gì? Word cài trên máy tính là gì?
Word Online là phiên bản trình duyệt web của Microsoft Word, cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên nền tảng trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm. Bạn chỉ cần có kết nối internet và tài khoản Microsoft để sử dụng. Word Online hoạt động trên nền tảng đám mây, tức là tất cả dữ liệu được lưu trữ trên OneDrive và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào – máy tính, điện thoại, hay máy tính bảng. Phiên bản này ra đời để đáp ứng nhu cầu làm việc linh hoạt của thời đại số nơi người dùng có thể làm việc bất cứ lúc nào và nơi nào.
Word cài trên máy tính (còn gọi là Word Desktop) là phiên bản phần mềm đầy đủ được cài đặt trực tiếp vào ổ cứng máy tính của bạn. Đây là phiên bản truyền thống và mạnh mẽ nhất của Word, tích hợp toàn bộ tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà Microsoft phát triển qua nhiều thập kỷ. Phiên bản này được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp cần xử lý tài liệu phức tạp với đầy đủ thanh công cụ, ribbon tabs, và hàng nghìn tùy chọn định dạng.
Dù có sự tương đồng lớn, nhưng Word online và Word desktop vẫn có một vài sự khác biệt nổi bật cho riêng từng phiên bản. Xem ngay ở phía dưới.
Ưu điểm và nhược điểm của Word online với phiên bản cài máy
Khi đặt 2 phiên bản Word online và Word desktop cạnh nhau, mỗi phiên bản đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng nhằm nhắm đến từng đối tượng người dùng. Theo dõi bảng dưới đây để biết thêm về ưu điểm và nhược điểm của từng phiên bản.
| Tiêu chí |
Word Online |
Word Desktop |
| Ưu điểm | Word Online cho phép truy cập miễn phí qua trình duyệt web mà không cần cài đặt phần mềm. Bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có internet và tài liệu được tự động lưu trên OneDrive. Tính năng cộng tác theo thời gian thực rất thuận tiện, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một lúc. Phần mềm luôn được cập nhật phiên bản mới nhất và không chiếm dung lượng ổ cứng của máy tính. | Word Desktop cung cấp đầy đủ tính năng cao cấp và chuyên nghiệp cho người dùng. Bạn có thể hoạt động offline hoàn toàn không cần internet. Phần mềm xử lý tài liệu lớn và phức tạp với hiệu suất nhanh và mượt mà hơn rất nhiều. Word Desktop hỗ trợ macro và VBA, cho phép tùy chỉnh sâu với nhiều add-ins phong phú. Khả năng định dạng và kiểm soát chi tiết vượt trội, đồng thời tích hợp tốt với các phần mềm khác. |
| Nhược điểm | Word Online có nhiều hạn chế về tính năng so với bản Desktop và yêu cầu kết nối internet ổn định để hoạt động. Phần mềm không hỗ trợ macro và VBA, xử lý file lớn thường chậm hơn. Một số định dạng phức tạp không được hỗ trợ đầy đủ và khả năng tùy chỉnh cũng bị giới hạn. Hiệu suất làm việc phụ thuộc hoàn toàn vào tốc độ internet của bạn. | Word Desktop yêu cầu mua bản quyền thông qua Microsoft 365 hoặc mua đứt với chi phí khá cao. Bạn cần cài đặt phần mềm và nó sẽ chiếm một lượng dung lượng ổ cứng đáng kể. Chỉ có thể sử dụng trên một số các thiết bị đã cài đặt. Việc cộng tác trực tuyến phức tạp hơn so với Word Online và yêu cầu cấu hình máy tính tương đối tốt để vận hành mượt mà. |
So sánh Word Online và Word Desktop
Hiểu rõ sự khác biệt giữa 2 phiên bản Word online và Word cài máy sẽ giúp bạn lựa chọn được nền tảng phù hợp với quy trình làm việc của bạn, giúp quá trình làm việc trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Tính năng cơ bản
- Word Online: Cung cấp các tính năng soạn thảo thiết yếu cho hầu hết người dùng. Bạn có thể định dạng văn bản với font chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, và gạch chân. Công cụ này hỗ trợ chèn hình ảnh, tạo bảng đơn giản, thêm liên kết, và kiểm tra chính tả cơ bản.
- Word cài máy (Word Desktop): Sở hữu kho tính năng khổng lồ hơn rất nhiều. Phần mềm này cung cấp hơn 500 font chữ tích hợp sẵn, trong khi Word Online chỉ có khoảng 50 font phổ biến. Bạn có thể tạo mục lục tự động, chèn công thức toán học phức tạp, sử dụng WordArt, SmartArt, và hàng chục kiểu đồ họa chuyên nghiệp. Tính năng macro nâng cao cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Khả năng làm việc nhóm
- Word Online: Khả năng vượt trội hoàn toàn trong việc cộng tác nhóm. Tính năng làm việc đồng thời cho phép nhiều người (lên đến 100 người) cùng chỉnh sửa một tài liệu cùng lúc. Bạn thấy con trỏ của đồng nghiệp di chuyển trên màn hình, biết chính xác ai đang sửa đoạn nào, và các thay đổi được cập nhật ngay lập tức. Tính năng bình luận và tag (@tên người) giúp thảo luận trực tiếp trong tài liệu mà không cần gửi email qua lại.
- Word cài máy (Word Desktop): Hỗ trợ làm việc nhóm nhưng theo cách khác. Bạn cần lưu file trên OneDrive hoặc SharePoint, sau đó bật tính năng “AutoSave” để đồng bộ. Nhiều người có thể cùng mở file nhưng trải nghiệm không mượt mà như Word Online. Tuy nhiên, Word Desktop có tính năng “Track Changes” cho phép theo dõi thay đổi mạnh mẽ hơn.
Hiệu suất và tốc độ xử lý
- Word Online: Phụ thuộc vào trình duyệt web và kết nối internet, nên hiệu suất thấp hơn đáng kể. Với file nhỏ dưới 10 trang, bạn không nhận thấy nhiều khác biệt. Nhưng khi file đạt 30-50 trang trở lên, đặc biệt nếu có nhiều hình ảnh hoặc bảng biểu, Word Online bắt đầu chậm. Việc cuộn trang có thể bị giật, gõ chữ đôi khi bị delay vài giây, và tính năng tìm kiếm mất nhiều thời gian hơn.
- Word cài máy (Word Desktop): Sử dụng trực tiếp tài nguyên của máy tính – CPU, RAM, và ổ cứng – nên chạy cực kỳ mượt mà ngay cả với file lớn. Bạn có thể mở tài liệu 100 trang với hàng trăm hình ảnh, cuộn lên xuống nhanh chóng, tìm kiếm và thay thế hàng nghìn từ trong vài giây, mà không gặp tình trạng giật lag.
Khả năng hoạt động offline vs online
- Word Online: Cần kết nối internet liên tục để hoạt động. Không có mạng nghĩa là bạn không thể truy cập vào file. Tuy nhiên, Microsoft đã phát triển tính năng “Offline Mode” cho Word Online – bạn có thể bật chế độ này trên trình duyệt Chrome hoặc Edge để chỉnh sửa file khi mất mạng. Các thay đổi sẽ được lưu tạm trên máy và tự động đồng bộ khi có internet trở lại. Nhưng tính năng này không ổn định bằng Word cài máy – đôi khi file không đồng bộ đúng hoặc mất một số thay đổi.
- Word cài máy (Word Desktop): Hoạt động hoàn hảo khi offline. Bạn vẫn tạo mới, chỉnh sửa, lưu file ngay cả khi không có internet. Điều này cực kỳ hữu ích trong nhiều tình huống: làm việc trên máy bay, tàu hỏa, vùng sâu vùng xa không có sóng, hoặc khi wifi tại quán cà phê bị hỏng. File được lưu trực tiếp trên ổ cứng máy tính, bạn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình.
Chi phí sử dụng
- Word Online: Hoàn toàn miễn phí cho người dùng cá nhân. Bạn chỉ cần tạo tài khoản Microsoft (miễn phí) và truy cập vào office.com hoặc onedrive.com để bắt đầu sử dụng. Microsoft cung cấp 5GB dung lượng OneDrive miễn phí để lưu trữ tài liệu. Đây là lựa chọn lý tưởng cho sinh viên, người dùng cá nhân, hoặc ai đó chỉ cần soạn thảo văn bản đơn giản mà không muốn chi tiền.
- Word cài máy (Word Desktop): Yêu cầu mua bản quyền. Bạn có hai lựa chọn: Microsoft 365 Personal cho 1 người dùng, hoặc Microsoft 365 Family cho tối đa 6 người. Gói này bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook và 1TB OneDrive mỗi người. Ngoài ra còn có các phiên bản Microsoft 365 Business cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và Microsoft 365 Enterprise phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
MHG là nền tảng cung cấp các dịch vụ Microsoft 365 Business và Microsoft 365 Enterprise tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực Microsoft 365, sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Chúng tôi luôn ưu tiên lợi ích của khách hàng, luôn đồng hành cùng với khách hàng trong hành trình chuyển đổi số. Liên hệ hotline 024.9999.7777 để đăng ký dịch vụ Microsoft 365 ngay hôm nay.
>>>Tìm hiểu thêm về Word: Tìm Kiếm Nâng Cao Trong Word: Hướng Dẫn Đầy Đủ & Các Phím Tắt
Những tính năng nổi trội của từng phiên bản
Khi cân nhắc dùng Word Online hay cài máy tốt hơn, bạn cần hiểu rõ những tính năng đặc trưng của từng phiên bản. Mỗi công cụ có điểm mạnh riêng phục vụ cho mục đích sử dụng khác nhau.
Tính năng nổi trội của Word Online
- Tự động lưu file và đồng bộ trên đám mây (OneDrive)
Tính năng tự động lưu của Word Online hoạt động liên tục trong khi bạn đang soạn thảo. Mọi thay đổi được ghi nhận và đồng bộ lên OneDrive chỉ trong vài giây. Bạn không bao giờ phải lo lắng về việc quên bấm nút Save hay mất dữ liệu do máy tính đột ngột tắt nguồn.
- Hỗ trợ chỉnh sửa nhiều người dùng cùng lúc
Word Online cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu cùng lúc mà không gặp xung đột. Bạn sẽ thấy tên và con trỏ của đồng nghiệp đang chỉnh sửa phần nào trên tài liệu theo thời gian thực. Các thay đổi xuất hiện ngay lập tức trên màn hình của tất cả mọi người. Tính năng bình luận và thảo luận tích hợp ngay trong tài liệu giúp việc trao đổi ý kiến trở nên mượt mà.
- Chia sẻ tài liệu dễ dàng
Bạn có thể chia sẻ tài liệu Word Online chỉ bằng một cú click chuột. Nhấn nút Share, tạo link chia sẻ và gửi cho người cần xem hoặc chỉnh sửa. Người nhận không cần cài đặt Word, chỉ cần click vào link là có thể mở tài liệu ngay trên trình duyệt. Bạn kiểm soát được quyền truy cập một cách chi tiết, có thể cho phép người khác chỉ xem, cho phép bình luận, hoặc cho phép chỉnh sửa hoàn toàn.
- Tương thích đa thiết bị
Word Online hoạt động mượt mà trên mọi thiết bị có trình duyệt web. Bạn có thể mở và chỉnh sửa tài liệu trên máy tính Windows, MacBook, máy tính bảng iPad, tablet Android, hay thậm chí trên điện thoại thông minh. Giao diện tự động điều chỉnh theo kích thước màn hình để tối ưu trải nghiệm sử dụng.
- Tích hợp hiệu quả hệ sinh thái Microsoft 365
Word Online kết nối chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft 365 khác tạo nên quy trình làm việc liền mạch. Bạn có thể đính kèm file Word từ OneDrive vào email Outlook mà không cần tải về máy. Khi ai đó gửi link Word Online trong Microsoft Teams, bạn mở và chỉnh sửa ngay trong cửa sổ chat mà không phải chuyển tab. Các công cụ như OneNote, Planner, và SharePoint đều liên kết với Word Online một cách mượt mà.
Tính năng nổi trội của Word Desktop
- Có thể dùng không cần internet
Word Desktop hoạt động hoàn toàn offline, bạn không phụ thuộc vào kết nối internet. Điều này cực kỳ quan trọng khi bạn làm việc trên máy bay, tàu hỏa, hoặc những nơi có wifi yếu hoặc không có mạng. Đối với những người sống ở vùng có hạ tầng mạng chưa ổn định hoặc thường xuyên di chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau, Word Desktop mang lại sự an tâm tuyệt đối.
- Hỗ trợ macro, plugin, add-ins tùy chỉnh
Word Desktop cho phép bạn sử dụng macro và Visual Basic for Applications để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Bạn có thể ghi lại một chuỗi thao tác và chạy lại chúng chỉ bằng một phím tắt. Bạn có thể cài đặt hàng ngàn add-ins từ Office Store hoặc phát triển add-ins riêng cho nhu cầu đặc thù của mình. Các add-ins này mở rộng khả năng của Word theo những cách mà Word Online không thể làm được.
- Tạo thư hàng loạt từ dữ liệu Excel/Access
Tính năng Mail Merge của Word Desktop cho phép bạn tạo hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tài liệu cá nhân hóa từ một mẫu duy nhất. Bạn kết nối Word với nguồn dữ liệu từ Excel, Access, hoặc file CSV, sau đó Word tự động điền thông tin từng người vào các trường tương ứng. Bạn có thể tạo thư mời, nhãn phong bì, thẻ tên, hóa đơn, hoặc bất kỳ loại tài liệu nào cần thông tin cá nhân hóa. Mail Merge còn hỗ trợ các quy tắc điều kiện phức tạp, cho phép bạn thay đổi nội dung dựa trên tiêu chí cụ thể.
- Chỉnh sửa nâng cao
Word Desktop cung cấp bộ công cụ chỉnh sửa và định dạng hoàn chỉnh nhất. Bạn có quyền kiểm soát tuyệt đối từng chi tiết nhỏ của tài liệu, từ khoảng cách giữa các ký tự, độ cao dòng, đến các hiệu ứng văn bản 3D và nghệ thuật chữ WordArt phức tạp. Công cụ tạo mục lục tự động, danh mục hình ảnh, danh mục bảng biểu rất chi tiết và linh hoạt. Style tùy chỉnh chi tiết, thiết lập master page với header và footer khác nhau cho từng phần, và hàng trăm các công cụ nâng cao khác.
- Track Changes & Review nâng cao
Chức năng theo dõi thay đổi của Word Desktop cho phép bạn xem chi tiết ai đã thay đổi gì, khi nào, và ở đâu trong tài liệu. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi riêng lẻ, hoặc chấp nhận tất cả thay đổi cùng một lúc. Công cụ so sánh tài liệu giúp bạn đặt hai phiên bản cạnh nhau và xem rõ sự khác biệt. Word Desktop cho phép bạn gộp nhiều bản sửa đổi từ các đồng nghiệp khác nhau vào một tài liệu duy nhất.
>>>Tìm hiểu chi tiết: Track Changes trong Word: Hướng dẫn sử dụng chi tiết từ A–Z cho người mới
- Bảo mật & mã hóa tài liệu
Word Desktop cho phép bạn mã hóa tài liệu bằng mật khẩu với tiêu chuẩn bảo mật cao. Bạn có thể đặt mật khẩu để mở file, hoặc mật khẩu riêng để sửa đổi file. Tính năng Information Rights Management cho phép bạn kiểm soát ai có thể đọc, in, hoặc copy nội dung tài liệu của bạn. Tính năng Digital Signature cho phép bạn ký điện tử vào tài liệu để xác thực tính toàn vẹn.
- Hiệu suất xử lý tài liệu lớn
Word Desktop xử lý các tài liệu lớn với hiệu suất vượt trội. Bạn có thể mở file hàng trăm trang với hàng trăm hình ảnh, bảng biểu và đồ thị mà vẫn cuộn mượt mà và chỉnh sửa nhanh chóng. Tính năng tìm kiếm và thay thế trong tài liệu lớn diễn ra gần như tức thì.
Câu hỏi thường gặp
| Câu hỏi | Trả lời |
| Word Online có đủ tính năng như Word cài máy không? | Không. Word Online chỉ có các tính năng cơ bản như soạn thảo, định dạng văn bản, chèn hình ảnh và bảng. Thiếu nhiều tính năng nâng cao như macro, mail merge phức tạp, một số font chữ đặc biệt, add-ins đầy đủ và các tùy chỉnh layout chi tiết. |
| Word cài máy có cần internet để sử dụng không? | Không. Word cài máy có thể làm việc hoàn toàn offline. Chỉ cần internet khi kích hoạt lần đầu hoặc khi muốn đồng bộ file lên cloud. |
| Word Online có bảo mật dữ liệu tốt không? | Có. Word Online có bảo mật tốt với mã hóa dữ liệu và xác thực hai yếu tố do Microsoft quản lý. Tuy nhiên dữ liệu lưu trên cloud nên phụ thuộc vào bảo mật của Microsoft và độ an toàn tài khoản cá nhân của bạn. |
| Nếu làm việc nhóm, nên chọn Word Online hay Word cài máy? | Nên chọn Word Online. Nó hỗ trợ cộng tác real-time xuất sắc, nhiều người chỉnh sửa cùng lúc, tự động lưu, dễ chia sẻ và quản lý phiên bản. Word cài máy kém hơn vì cần gửi file qua email, dễ xung đột phiên bản và khó cộng tác đồng thời. |
Lời kết
Qua bài viết này, MHG đã chia sẻ đến bạn sự so sánh toàn diện giữa dùng Word Online hay cài máy tốt hơn, giúp bạn hiểu rõ ưu nhược điểm bất ngờ của từng phiên bản. Bạn đã nắm được khi nào nên dùng Word Online cho sự tiện lợi và cộng tác thời gian thực, khi nào nên dùng Word cài máy cho tính năng đầy đủ và hiệu suất cao.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365 với đầy đủ ứng dụng Word Online và Word cài máy, hãy liên hệ ngay đến MHG qua số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhất từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.
