OneDrive thông báo dung lượng đã đầy mà bạn không biết cách để dọn dẹp sao cho đúng và hiệu quả để tránh mất các file quan trọng. Thông qua bài viết này, MHG sẽ hướng dẫn bạn cách xóa dữ liệu trên OneDrive một cách hiệu quả, từ xóa file trên OneDrive đơn lẻ đến dọn dẹp hàng loạt trên mọi thiết bị máy tính và điện thoại. Bên cạnh đó, còn giới thiệu cho bạn các mẹo lưu trữ nhằm gia tăng hiệu quả trong công việc.
OneDrive là gì?
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu (Hình ảnh, video, tệp tin,…) trực tuyến và có thể truy cập bất cứ đâu. OneDrive kết hợp mạnh mẽ với các ứng dụng trong hệ sinh thái của Microsoft như Word, Excel, PowerPoint,.. Giúp cho người dùng làm việc linh hoạt và nhanh chóng hơn. Hiện nay, OneDrive đã có mặt trên mọi nền tảng thiết bị như Windows, MacOS, Android, IOS,… tạo sự tiện lợi cho chính người sử dụng.
Các tính năng chính có trong phần mềm OneDrive
Từ khi được ra mắt, OneDrive luôn là dịch vụ được Microsoft phát triển và cải tiến nhiều tính năng tiện lợi và hữu ích cho người dùng. Các tính năng nổi bật bao gồm:
- Đồng bộ tự động giữa các thiết bị: File trên máy tính sẽ tự động cập nhật lên đám mây và ngược lại một cách liền mạch và tự động đồng bộ ngay khi có kết nối internet. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc linh hoạt hoặc sử dụng nhiều thiết bị cùng một lúc.
- Chia sẻ file dễ dàng: OneDrive cho phép người dùng chia sẻ file cho nhau thông qua hình thức gửi link dẫn đến thư mục dữ liệu trên OneDrive. Người dùng có thể chia sẻ qua lại nhiều file với dung lượng nặng một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, người sở hữu dữ liệu còn có thể điều chỉnh quyền truy cập dữ liệu (Chặn, Xem, Chỉnh sửa,..) giúp bảo vệ an toàn các dữ liệu quan trọng.
- Tích hợp hoàn hảo với Microsoft 365: Chỉnh sửa Word, Excel, PowerPoint trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm trên máy tính. Tính năng này cực kỳ tiện lợi khi bạn dùng máy tính công cộng hoặc thiết bị không có quyền cài đặt ứng dụng. Khi chỉnh sửa, các thay đổi sẽ xuất hiện theo thời gian thực, giúp cộng tác mượt mà và hiệu quả.
- Sao lưu tự động bảo vệ dữ liệu quan trọng: Ảnh từ điện thoại có thể tự động sao lưu lên OneDrive ngay sau khi chụp, miễn là có kết nối Wi-Fi. OneDrive tự động tải mọi ảnh và video mới lên đám mây. Bên cạnh đó, OneDrive còn có thể sao lưu tự động các thư mục Desktop, Documents và Pictures trên máy tính. Tính năng hữu ích này sẽ giúp bạn lấy lại dữ liệu kể cả khi đã đánh mất hoặc bị hư hỏng thiết bị.
Vì sao cần xóa dữ liệu trên OneDrive?
Việc xóa file trên OneDrive không chỉ đơn giản là dọn dẹp dữ liệu rác hoặc không sử dụng đến trên điện toán đám mây. Mà đây còn là thói quen quản lý dữ liệu cần thiết mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho người dùng.
Xóa dữ liệu trên OneDrive giúp bạn dọn dẹp và giải phóng dung lượng lưu trữ sau thời gian sử dụng. Các file không còn cần thiết, phiên bản đã cũ, hoặc tài liệu đã lâu không dùng đến cần được loại bỏ để tạo không gian cho dữ liệu mới quan trọng hơn. Từ đó, bạn kiểm soát OneDrive tốt hơn, quản lý file hiệu quả và có hệ thống, tránh tình trạng thư mục lộn xộn với hàng trăm file thiếu nhất quán.
Cách xóa dữ liệu trên OneDrive ở mọi thiết bị
Thanh dung lượng OneDrive của bạn chuyển sang màu đỏ là một “lời cảnh báo” rằng các dữ liệu quan trọng của bạn có thể ngừng đồng bộ bất cứ lúc nào do bộ nhớ đầy, bạn sẽ không thể tải lên tệp mới, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Để giải phóng dung lượng OneDrive một cách hiệu quả và dễ dàng, dưới đây là những cách xóa dữ liệu trên OneDrive giúp bạn tối ưu không gian lưu trữ OneDrive của mình:
Cách xóa dữ liệu trên OneDrive trên web
Xóa file trên OneDrive qua trình duyệt web là cách nhanh nhất khi bạn cần dọn dẹp nhiều file cùng lúc và cũng được nhiều người sử dụng khi không cần tải phần mềm trên máy tính. Bạn chỉ cần kết nối internet là có thể thực hiện các bước xóa file đơn lẻ như sau:
- Bước 1: Mở trình duyệt và tiến hành truy cập onedrive.live.com. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.
- Bước 2: Tìm file cần xóa bằng cách cuộn hoặc dùng thanh tìm kiếm ở trên cùng. Nhấp chuột phải vào file đó, chọn “Xóa bỏ” từ menu xuất hiện. File sẽ chuyển vào thùng rác ngay lập tức.
- Bước 3: Để xóa nhiều file, bạn nhấp vào từng file muốn xóa. Tất cả file được chọn sẽ có dấu tích xanh. Sau đó nhấn nút “Xóa bỏ” hoặc phím Delete trên bàn phím.
- Bước 4: Nếu bạn muốn dọn dẹp hết, hãy nhấp vào ô vuông nhỏ bên trái cột Name để chọn toàn bộ. Cách này tiết kiệm thời gian khi bạn cần dọn sạch cả thư mục.
*Mẹo hữu ích: Sắp xếp file theo ngày sửa đổi hoặc kích thước giúp bạn tìm nhanh những file cũ hoặc file lớn chiếm dung lượng. Nhấp vào tên cột để sắp xếp.
Cách xóa dữ liệu trên OneDrive trên máy tính
Cách xóa Onedrive trên máy tính có hai phương pháp chính. Bạn có thể xóa file đồng bộ cục bộ hoặc xóa trực tiếp từ thư mục OneDrive. Mỗi cách có tác động khác nhau lên dữ liệu của bạn.
- Bước 1: Mở File Explorer. Tìm thư mục OneDrive ở thanh bên trái, thường có biểu tượng đám mây xanh. Nhấp vào đó để xem tất cả file đang đồng bộ.
- Bước 2: Chọn file hoặc thư mục muốn xóa. Nhấp chuột phải và bấm phím Delete. File sẽ chuyển vào thùng rác của máy tính và cả OneDrive đám mây.
* Lưu ý: Khi bạn xóa file từ thư mục OneDrive trên máy tính, file đó cũng biến mất trên đám mây và tất cả thiết bị khác
Cách xóa file OneDrive trên điện thoại
OneDrive ngày càng hỗ trợ mạnh mẽ cho nền tảng di động, vì vậy nên nhu cầu xóa các dữ liệu rác trên OneDrive Mobile cũng đang được tăng lên. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng OneDrive trên điện thoại hệ điều hành Android. Nếu chưa cài đặt, tải về từ Google Play Store. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.
- Bước 2: Duyệt đến file cần xóa. Nhấn giữ vào file cho đến khi nó được chọn. Bạn có thể tiếp tục chạm vào các file khác để chọn nhiều file cùng lúc.
- Bước 3: Chọn biểu tượng xóa từ menu thả xuống. OneDrive hỏi xác nhận, nhấn “Xóa” lần nữa để hoàn tất.
Xóa dữ liệu OneDrive nhưng giữ lại dữ liệu trên máy tính
Files On-Demand là tính năng thông minh giúp đồng bộ file trên OneDrive đám mây và danh sách file trên máy tính. File không chiếm dung lượng ổ cứng nhưng bạn vẫn biết nó tồn tại ở File Explorer và có thể mở bất cứ lúc nào.
Khi bật Files On-Demand, mỗi file trong thư mục OneDrive có một trong ba trạng thái. Biểu tượng đám mây xanh nghĩa là file chỉ tồn tại trên đám mây, không tải về máy. Dấu tick xanh trên nghĩa là file đã tải về và luôn có sẵn cả khi mất mạng Internet. File On-Demand hoạt động khi bạn đăng nhập tài khoản OneDrive trên phần mềm đã được cài đặt trên máy tính.
Cách giải phóng dung lượng máy tính với Files On-Demand:
- Bước 1: Mở File Explorer trên thiết bị máy tính. Vào thư mục OneDrive. Chọn file có biểu tượng dấu tích xanh
- Bước 2: Nhấp chuột phải vào file lựa chọn > sau đó chọn “Giải phóng dung lượng” (Free up space). File biến thành biểu tượng đám mây xanh, không còn chiếm chỗ trên ổ cứng. Nhưng nó vẫn hiển thị trong danh sách file của OneDrive.
- Bước 3: Khi bạn cần dùng file đang ở trạng thái chỉ trên đám mây, chỉ cần nhấp đúp vào file. OneDrive tự động tải về và mở file. Tốc độ tải phụ thuộc vào kết nối internet và kích thước file.
*Lưu ý: Cần kết nối internet để mở file đang ở trạng thái chỉ trên đám mây. Không có mạng thì file không mở được. Hãy đánh dấu “Luôn giữ trên thiết bị này” cho những file quan trọng bạn cần truy cập thường xuyên.
>>>Tìm Hiểu Thêm: Cách Đăng Ký OneDrive 5TB Miễn Phí Vĩnh Viễn
Hướng dẫn khôi phục dữ liệu đã xóa trên phần mềm OneDrive
Đôi khi bạn lỡ tay xóa mất file quan trọng trong OneDrive. Hãy tìm đến tính năng khôi phục dữ liệu đã xóa trên OneDrive để phục hồi dữ liệu như ban đầu.
Thùng rác OneDrive và thời gian lưu giữ
Thùng rác OneDrive hoạt động như khóa an toàn khi bạn lỡ xóa file nhầm trên OneDrive. File không biến mất ngay lập tức mà được giữ lại một thời gian để bạn có cơ hội khôi phục sau này. Thời gian lưu trữ trong thùng rác của OneDrive có thể kéo dài đến 30 ngày, sau 30 ngày nếu không khôi phục file sẽ tự động được xóa vĩnh viễn. Truy cập thùng rác để xóa file vĩnh viễn như sau:
- Bước 1: Trên web: Vào onedrive.live.com, nhấp vào “Thùng rác” ở thanh menu bên trái. Tất cả file đã xóa hiển thị ở đây, kèm theo ngày xóa.
- Bước 2: Vào thùng rác OneDrive. Chọn file muốn xóa vĩnh viễn, nhấp “Xóa”. OneDrive hỏi xác nhận vì thao tác này không thể hoàn tác. Nhấn “Xóa” lần nữa để hoàn tất.
- Bước 3: Muốn xóa sạch thùng rác? Nhấp “Làm trống thùng rác” ở thanh công cụ. Tất cả file trong thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn cùng lúc. Dung lượng OneDrive được giải phóng ngay sau đó.
* Lưu ý: Một khi xóa vĩnh viễn, bạn không thể lấy lại file bằng bất kỳ cách nào. Ngay cả hỗ trợ Microsoft cũng không thể khôi phục file đã xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác.
Cách khôi phục file đã xóa
Khôi phục file từ thùng rác OneDrive là quy trình đơn giản, nhưng cần làm trong vòng 30 ngày kể từ khi xóa. Sau thời hạn này, file của bạn sẽ biến mất vĩnh viễn mà không thể phục hồi. Quá trình khôi phục file như sau:
- Bước 1: Mở trình duyệt và tiến hành truy cập onedrive.live.com. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Nhấp vào “Thùng rác” ở thanh menu bên trái màn hình.
- Bước 3: Nhấp chọn file cần khôi phục. Muốn chọn nhiều file, giữ Ctrl và nhấp vào từng file. Nhấn nút “Khôi phục” trên thanh công cụ phía trên.
- Bước 4: File quay trở lại vị trí ban đầu trước khi bị xóa. Nếu file nằm trong thư mục “Documents/Project”, nó sẽ quay về đúng thư mục đó. Kiểm tra thư mục gốc để chắc chắn file đã về đúng chỗ.
Mẹo để quản lý dữ liệu hiệu quả trên OneDrive
Các mẹo sau đây sẽ giúp quá trình xóa dữ liệu trên OneDrive và quản lý dữ liệu trên OneDrive trở nên hiệu quả và tối ưu hơn. Từ đó giảm thời gian và tăng hiệu quả trong công việc và học tập.
Sử dụng tính năng chia sẻ một cách thông minh
Sử dụng tính năng chia sẻ thông minh trên OneDrive là giải pháp tối ưu để giảm thiểu tệp trùng lặp và tiết kiệm dung lượng lưu trữ hiệu quả. Thay vì mỗi cá nhân giữ một bản sao gây lãng phí thì dùng chung một liên kết duy nhất giúp cả nhóm truy cập tệp gốc mà không tốn quá nhiều dung lượng.
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ qua email hoặc sao chép liên kết, đồng thời phân quyền “Chỉ xem” để bảo vệ dữ liệu hoàn thiện hoặc “Có thể chỉnh sửa” cho các dự án cộng tác. Để tăng cường bảo mật, hãy tận dụng tính năng đặt ngày hết hạn cho liên kết hoặc chủ động thu hồi quyền trong mục “Quản lý quyền truy cập” khi dự án kết thúc.
Tối ưu dung lượng bằng Files On-Demand
Files On-Demand là công cụ tối ưu giúp quản lý bộ nhớ máy tính mà không làm mất dữ liệu trên OneDrive. Thay vì xóa tệp, người dùng có thể giải phóng dung lượng bằng cách chuyển các dữ liệu cũ hoặc tệp lớn sang trạng thái “Chỉ trên đám mây”, trong khi vẫn giữ các tài liệu quan trọng ở chế độ “Luôn có sẵn” để truy cập ngoại tuyến.
Bảo mật dữ liệu khi xóa file
Việc xóa file trên OneDrive đòi hỏi quy trình bảo mật chặt chẽ thay vì chỉ nhấn nút Delete thông thường. Trước khi thực hiện, bạn nên kiểm tra quyền truy cập và thông báo cho những người liên quan để tránh gián đoạn công việc chung.
Đối với dữ liệu quan trọng, hãy đảm bảo xóa vĩnh viễn tệp trong thùng rác, đồng thời kiểm tra “Lịch sử hoạt động” để phát hiện các truy cập bất thường. Cuối cùng, hãy thực hiện kiểm tra hậu kỳ bằng cách tìm kiếm tên tệp trên OneDrive web và thử truy cập lại liên kết cũ qua trình duyệt ẩn danh; nếu tệp không còn hiển thị, dữ liệu của bạn đã được xử lý an toàn và triệt để.
>>Bảo vệ dữ liệu OneDrive an toàn hơn tại<<
Câu hỏi thường gặp về cách xóa dữ liệu trên OneDrive
| Câu hỏi | Trả lời |
| Xóa dữ liệu trên OneDrive có xóa luôn trên máy tính không? | Có. Khi bạn xóa file từ thư mục OneDrive trên máy tính, file đó cũng bị xóa trên đám mây và tất cả thiết bị khác đang đồng bộ. Thao tác xóa được đồng bộ hai chiều |
| Có thể khôi phục dữ liệu đã xóa trên OneDrive không? | Có thể, trong vòng 30 ngày. File đã xóa được lưu trong thùng rác OneDrive và có thể khôi phục bất cứ lúc nào trong 30 ngày. Sau thời hạn này, file tự động bị xóa vĩnh viễn. OneDrive for Business có thể giữ file lâu hơn (lên đến 93 ngày) tùy cấu hình công ty. |
| Làm sao để xóa dữ liệu OneDrive nhưng vẫn giữ file trên máy tính? | Mở File Explorer, chọn file trong thư mục OneDrive, nhấp chuột phải chọn “Cut” (Cắt), sau đó dán vào thư mục ngoài OneDrive (như Desktop, Documents). File sẽ bị xóa khỏi đám mây nhưng vẫn còn trên máy tính. |
| Xóa dữ liệu trên OneDrive có ảnh hưởng đến dung lượng Microsoft 365 không? | Không ảnh hưởng ngay lập tức. File đã xóa vẫn nằm trong thùng rác và tiếp tục chiếm dung lượng Microsoft 365 của bạn. Chỉ khi bạn xóa vĩnh viễn file khỏi thùng rác hoặc sau 30 ngày file tự động bị xóa, dung lượng mới được giải phóng. |
Kết luận
Qua bài viết này, MHG đã chia sẻ đến bạn toàn bộ những hướng dẫn chi tiết về cách xóa dữ liệu trên OneDrive để giải phóng dung lượng ngay lập tức từ máy tính đến điện thoại. Việc áp dụng đúng phương pháp xóa file, kết hợp với tính năng Files On-Demand và quản lý thùng rác sẽ giúp bạn tối ưu hóa không gian lưu trữ trên OneDrive. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn sử dụng dịch vụ Microsoft 365 với dung lượng OneDrive lớn hơn, hãy liên hệ ngay đến số hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ.
