Trong công việc hàng ngày của bạn, đặc biệt khi làm các báo cáo, thuyết trình, ngoài việc cung cấp số liệu chính xác bạn cần phải biến nó thành một nội dung để người xem có thể hiểu được một các dễ dàng. Biểu đồ tròn là một trong những công cụ phổ biến nhất giúp truyền tải thông tin một cách trực quan, dễ hiểu, biểu đồ tròn được sử dụng để thể hiện tỷ lệ, phần trăm của một tập dữ liệu nào đấy.
Trong bài viết này MHO sẽ hướng dẫn các bạn khám phá cách vẽ biểu đồ tròn trong Word từ các bước cơ bản tới nâng cao cùng với những mẹo để giúp biểu đồ của bạn trở nên chuyên nghiệp giúp vẽ và tối ưu biểu đồ tròn một cách hiệu quả nhất.
Các dạng biểu đồ tròn trong Word
1. Biểu đồ hình tròn 2D (Pie)
Dạng biểu đồ 2D được sử dụng phổ biến nhất dùng để hiển thị phần trăm tỷ lệ của các dữ liệu.
2. Biểu đồ hình tròn 3D (Pie)
Dạng biểu đồ tròn 3D giúp mang lại tính thẩm mỹ với hiệu ứng ba chiều để tạo sự nổi bật cho biểu đồ nhưng có thể gây khó đọc nếu biểu đồ có quá nhiều dữ liệu.
3. Biểu đồ vòng (Doughnut)
Dạng biểu đồ tròn có kết cấu tương tự biểu đồ tròn 2D nhưng ở giữa lại bỏ trống giống như hình một chiếc vòng, điều này giúp nó linh hoạt hơn trong việc hiển thị nhiều dữ liệu so với biểu đồ tròn cơ bản.
Một số lưu ý trước khi vẽ biểu đồ tròn
Trước khi bắt đầu vẽ biểu đồ tròn, điều đầu tiên bạn cần là chuẩn bị dữ liệu. Dữ liệu này sẽ là nền tảng để tạo biểu đồ và giúp người xem dễ dàng hiểu được nội dung bạn muốn truyền tải.
- Biểu đồ tròn chỉ hiệu quả khi bạn muốn minh họa sự phân chia của các phần tử trong tổng thể. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng tổng các phần tử bằng 100%
- Sử dụng biểu đồ tròn cho dữ liệu có ít hơn 6 phần tử để đảm bảo biểu đồ không quá rối mắt.
- Mục tiêu của biểu đồ tròn là truyền tải thông tin một cách trực quan và đơn giản. Tránh việc thêm quá nhiều chi tiết phức tạp, chẳng hạn như quá nhiều nhãn hoặc thông tin không cần thiết, khiến biểu đồ trở nên rối mắt.
Cách vẽ biểu đồ tròn trong Word
Bước 1: Mở tài liệu Word và chuẩn bị dữ liệu
Bước 2: Chọn công cụ Insert > Chart
Trên thanh công cụ của Word, tìm và chọn thẻ Insert
Sau đó chọn thẻ Chart trong Illutrations
Trên thanh công cụ chọn Insert > Chart
Bước 3: Chọn loại biểu đồ tròn
Trong cửa sổ Chart, chọn Pie Chart (biểu đồ tròn).
Bạn sẽ thấy có nhiều loại biểu đồ tròn khác nhau như Pie, 3-D Pie, hoặc Doughnut (biểu đồ vòng). Bạn có thể chọn loại phù hợp với nhu cầu của mình.
Chọn Pie ( biểu đồ tròn) > chọn dạng biểu đồ tròn > Bấm OK
Bước 4: Nhập dữ liệu vào biểu đồ
Sau khi chọn biểu đồ tròn, một biểu đồ mẫu sẽ xuất hiện cùng với một bảng Excel. Ví dụ: B1 sẽ là phần tiêu đề của bảng, từ A2 > B5 sẽ là phần dữ liệu của bảng.
Nhập dữ liệu vào biểu đồ
Một số mẹo tùy chỉnh biểu đồ tròn chuyên nghiệp
- Chỉnh sửa tiêu đề của biểu đồ tròn
Để chỉnh sửa tiêu đề của biểu đồ ta có thể:
- Nhấp chọn vào phần tiêu đề để có thể sửa tiêu đề của biểu đồ
- Nếu biểu đồ của bạn chưa có tiêu đề thì có thể làm như sau:
Nhấn vào dấu + màu xanh > Tích chọn Chart Tittle
- Di chuyển biểu đồ
Để di chuyển biểu đồ bạn hãy nhấn giữ vào vùng trống trong biểu đồ và kéo đến vị trí bạn muốn.
- Thay đổi kích thước cho biểu đồ
Di chuyển con chuột vào 8 dấu tròn nhỏ quanh biểu đồ để thay đổi kích thước cho biểu đồ.
4.Thêm nhãn dữ liệu (Data Labels)
Để thêm nhãn dữ liệu, nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Add Data Labels. Bạn có thể chọn hiển thị giá trị số hoặc phần trăm.
Sau đó bạn có thể chọn vị trí mà các dữ liệu này suất hiện trong biểu đồ
Trong đó:
- Center: Ở giữa các phần
- Inside End: Ngoài rìa bên trong của các phần
- Outside End: Ngoài rìa bên ngoài của các phần.
- Best Fit: Vị trí phù hợp nhất.
- Data Callout: Ở bên ngoài gần rìa nhưng có chú thích dữ liệu.
- Tùy chỉnh màu sắc (Color) và kiểu biểu đồ (Char Styles)
Bạn muốn biểu đồ của mình trong thật là bắt mắt, bạn có thể tự chỉnh sửa theo mong muốn của mình theo những cách sau:
Tùy chỉnh Chart Styles
Nhấp vào biểu tượng hình cây bút (Chart Styles) dưới dấu + màu xanh > trong thẻ Style > Chọn kiểu bạn muốn
Hoặc trên thẻ Design > trong mục Chart Styles > Chọn kiểu bạn muốn
Tùy chỉnh Color
Nhấp vào biểu tượng hình cây bút (Chart Styles) dưới dấu + màu xanh > Trong thẻ Color > Chọn màu bạn muốn
Hoặc trên thẻ Design > Change Colors > Chọn màu bạn muốn
Ngoài ra để đổi màu cho riêng 1 phần dữ liệu bạn có thể:
Nhấp chuột phải vào dữ liệu bạn muốn đổi màu > Fill > Chọn màu bạn muốn
- Sử dụng các mẫu biểu đồ có sẵn ( Quick Layout)
Word cung cấp một số mẫu biểu đồ nhanh để bạn tiết kiệm được thời gian thiết kế biểu đồ bạn có thể sử dụng mẫu này như sau:
Trong thẻ Design > chọn Quick Layout > Chọn bố cục bạn muốn
Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
Dữ liệu không chính xác: Lỗi này xảy ra khi dữ liệu của bạn tổng hợp lại không bằng 100%, gây hiểu lầm cho người xem vậy nên trước khi bỏ dữ liệu vào biểu đồ bạn cần kiểm tra lại dữ liệu của mình đã chính xác hay chưa hoặc đổi sang một số loại biểu đồ khác phù hợp hơn.
Sử dụng quá nhiều phần tử: Biểu đồ của bạn khó đọc và dễ gây rối mắt vì chứa nhiều hơn 6 phần tử ? Hãy cố gắng giới hạn số lượng phần tử chỉ từ 2-6 sẽ giúp biểu đồ tròn của bạn dễ nhìn và có tính thẩm mỹ hơn hoặc sử dụng các loại biểu đồ khác phù hợp hơn.
Sử dụng màu sắc không hợp lí:Sử dụng màu quá sáng hay quá tối có thể khiến người xem bị lóa mắt, bạn cũng nên tránh dùng một màu quá giống nhau bạn có thể thêm data labels để hiện thị số liệu giúp người xem dễ dàng nhận biêt.
Thiếu nhãn dữ liệu hoặc chú thích: Biểu đồ đẹp thôi là chưa đủ nếu thiếu đi phần chú thích ( Legend) điều này sẽ làm người xem khó hiểu biểu đồ đang thể hiện nội dung gì.
Sử dụng với không đúng loại dữ liệu: Chỉ sử dụng biểu đồ tròn khi bạn muốn hiển thị dữ liệu của mình theo tỉ lệ phần trăm. Nếu dữ liệu không phù hợp thì sẽ dẫn đến thông tin bạn muốn biểu đạt sẽ trở nên khó hiểu.
-
Kết luận
MHO mong rằng qua bài viết trên đã giúp các bạn nắm rõ được phần nào về cách vẽ biểu đồ tròn trong Word, ngoài ra với những mẹo và lưu ý hữu ích có thể giúp bạn trình bày biểu đồ tròn của mình một cách chuyên nghiệp hơn.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo về Microsoft 365 một công cụ mạnh mẽ được Microsoft tạo ra nhằm tối ưu hóa khả năng làm việc của bạn với nhiều tính năng liên quan đến việc tạo biểu đồ được cập nhật liên tục tại đây.