Một trong những tính năng hỗ trợ mạnh mẽ nhất của Microsoft Word chính là hệ thống Comment (nhận xét), ghi chú và chú thích. Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn khi muốn bỏ Comment trong Word hoặc cần quản lý lại toàn bộ ghi chú, chú thích để văn bản trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng, xóa và chỉnh sửa Comment, đồng thời chia sẻ những mẹo hữu ích để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn.
Comment trong Word là gì?
Comment (hay nhận xét) trong Word là phần ghi chú do người dùng thêm vào văn bản để góp ý, làm rõ nội dung, đặt câu hỏi hay lưu ý sửa đổi. Những nhận xét này không ảnh hưởng tới bố cục chính của văn bản, thường xuất hiện ở bên lề hoặc trong khung Comment. Khi làm việc nhóm, Comment giúp trao đổi nhanh mà không phải sửa nội dung chính ngay lập tức.
Vì sao cần bỏ comment trong Word?
Việc loại bỏ comment trong Word là bước quan trọng trước khi gửi tài liệu cho khách hàng, nộp báo cáo, đăng tải hoặc in ấn. Các comment còn sót lại có thể khiến người đọc bị phân tâm, thậm chí gây hiểu nhầm nếu nội dung bình luận liên quan đến phần đã được chỉnh sửa sau đó. Không chỉ vậy, comment còn có thể vô tình tiết lộ thông tin nội bộ hoặc ý kiến trao đổi không nên xuất hiện trong bản tài liệu cuối cùng. Khi để quá nhiều comment, văn bản trở nên thiếu chuyên nghiệp và rối mắt. Vì thế, việc bỏ comment trong Word giúp làm sạch tài liệu, giữ lại nội dung chính xác và trình bày gọn gàng hơn.
3 Cách bỏ comment trong Word dễ dàng
Để loại bỏ nhận xét, bạn có thể thực hiện theo ba cách dưới đây. Nếu chỉ có một vài Comment không cần giữ lại, bạn có thể chọn cách xóa “thủ công” hay xóa bằng “tab Review”. Nhưng nếu tài liệu chứa hàng chục hoặc hàng trăm comment thì việc xóa thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian. Lúc đó, lựa chọn hợp lý hơn đó là xóa tất cả Comment.
Xóa từng comment thủ công
- Bước 1: Mở tài liệu Word chứa Comment. Nhấn chuột phải vào mục Comment muốn xóa.
- Bước 2: Nhấn Delete là Comment đã được xóa hoàn toàn.
Xóa comment bằng tab Review
Bạn có thể xóa toàn bộ Comment bằng cách nhấn vào tab Review như sau:
- Bước 1: Nhấn vào tab Review.
- Bước 2: Sau đó chọn mục Delete, thế là Comment của bạn đã được xóa hoàn toàn.
Cách xóa tất cả comment
Nếu muốn xóa toàn bỏ comment trong Word cùng lúc bạn có thể làm như sau:
- Bước 1: Nhấn chuột trái vào một Comment bất kì sau đó chọn vô tab Review.
- Bước 2: Nhấn mũi tên xuống trong mục Delete sau đó chọn “Delete All Comments In Document”, thế là toàn bộ Comment của bạn đã được xóa hoàn toàn.
Một số trường hợp khiến người dùng lúng túng là đã xoá Comment nhưng vẫn còn hiển thị. Nguyên nhân không phải là do Word mà là bởi chế độ hiển thị đang ở dạng All Markup hoặc Simple Markup. Khi đó, các Comment chỉ được ẩn đi chứ chưa thực sự biến mất. Để xử lý triệt để, bạn cần đảm bảo đã chọn Delete All Comments là được.
Tại sao lại cần ghi chú (Comment) trong Word
| Tính năng | Vai trò / Lợi ích | Rủi ro nếu không quản lý tốt | Khi nên dùng |
|---|---|---|---|
| Comment (Ghi chú) | – Trao đổi, góp ý khi làm việc nhóm
– Không làm thay đổi nội dung chính – Giúp người khác hiểu rõ điểm cần chỉnh sửa |
– Văn bản chứa quá nhiều comment chưa xoá
– Làm tài liệu kém gọn gàng, thiếu chuyên nghiệp |
– Khi cần góp ý nội dung văn bản
– Làm việc nhóm, phản hồi qua lại |
| Chú thích (Footnote/Endnote) | – Bổ sung dẫn chứng, giải thích, trích nguồn
– Tăng tính chuyên nghiệp, tin cậy cho tài liệu |
– Chú thích không đúng chuẩn
– Gây rối mắt, khó theo dõi |
– Khi viết luận văn, báo cáo học thuật
– Khi cần trích dẫn nguồn, bổ sung thông tin ngoài nội dung chính |
Tổng hợp cách tạo ghi chú (Comment) trong Word
Tạo Comment trực tiếp
Bạn có thể bỏ comment trong Word đồng nghĩa với việc bạn cũng có thể tạo ghi chú (Comment) trong Word bằng cách chèn các nội dung trực tiếp vào nội dung bằng các bước như sau:
- Bước 1: Tô đen vùng muốn tạo Comment sau đó Click chuột phải rồi nhấn chọn New Comment.
- Bước 2: Nhập nội dung ghi chú bạn muốn tạo vô mục này và nhấn Enter.
Lúc này Comment của bạn sẽ được hiển thị như hình.
Cách tạo Comment bằng Insert
- Bước 1: Tô đen vùng nội dung muốn Comment sau đó chọn Insert Comment.
- Bước 2: Nhập nội dung mà bạn muốn Comment vào đây.
Việc thành thạo các thao tác như bỏ comment trong Word, tạo và quản lý ghi chú, hay chỉnh sửa chú thích sẽ giúp bạn làm chủ tài liệu của mình dễ dàng hơn. Không chỉ giúp văn bản gọn gàng và chuyên nghiệp, các kỹ năng này còn tối ưu hoá quá trình làm việc nhóm và đảm bảo tài liệu khi phát hành không còn vướng những chi tiết nội bộ.
Dù là sinh viên chuẩn bị luận văn hay nhân viên văn phòng đang hoàn thiện báo cáo, việc hiểu và ứng dụng đúng các tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao chất lượng tài liệu.
Comment trong Word và chú thích trong Word (Footnote/Endnote) có giống nhau hay không?
Nếu như Comment trong Word là phần nội dung nhận xét, ghi chú trong văn bản từ nhiều thành viên khác góp ý thì chú thích trong Word (Footnote và Endnote) là công cụ giúp bạn bổ sung thông tin chi tiết, giải thích hoặc trích dẫn nguồn tham khảo cho một đoạn nội dung cụ thể trong văn bản.
Khi bạn chèn chú thích, Word sẽ tự động tạo ký hiệu đánh dấu (thường là số, chữ cái hoặc ký tự đặc biệt) ngay tại vị trí bạn chọn. Ký hiệu này liên kết trực tiếp đến phần giải thích hoặc trích dẫn mà bạn nhập ở cuối trang (nếu là Footnote) hoặc cuối toàn bộ tài liệu (nếu là Endnote).
Trong Word, chú thích có hai loại:
| Loại chú thích | Vị trí hiển thị | Mục đích sử dụng | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|---|---|
| Footnote (Chú thích cuối trang) | Xuất hiện ngay dưới phần văn bản trong cùng một trang | Dùng trong tài liệu học thuật, luận văn, báo cáo nghiên cứu cần người đọc xem chú thích ngay lập tức | Người đọc dễ theo dõi; không phải chuyển trang để xem chú thích | Nếu có quá nhiều footnote sẽ làm trang trở nên rối và thiếu thẩm mỹ |
| Endnote (Chú thích cuối tài liệu) | Nằm ở cuối tài liệu hoặc cuối từng chương | Phù hợp với tài liệu có nhiều chú thích, cần giữ bố cục trang chính gọn gàng | Giữ trang văn bản sạch sẽ, không bị che bởi chú thích | Người đọc phải cuộn xuống cuối tài liệu để xem khiến việc tham khảo kém tiện lợi hơn |
Nhờ chức năng này, Word trở thành công cụ mạnh mẽ không chỉ cho soạn thảo văn bản thông thường mà còn cho các loại tài liệu chuyên sâu, đòi hỏi sự chính xác và khoa học. Microsoft cũng khuyến nghị sử dụng Footnotes và Endnotes để đảm bảo văn bản vừa rõ ràng, vừa có thêm thông tin giải thích, đồng thời giữ cho nội dung chính mạch lạc và dễ đọc.
Lợi ích của việc tạo chú thích
| Lợi ích | Mô tả chi tiết |
|---|---|
| Tăng tính minh bạch và khoa học | Chú thích giúp cung cấp nguồn tham khảo rõ ràng, hỗ trợ người đọc kiểm chứng thông tin, đặc biệt quan trọng trong tài liệu học thuật hoặc báo cáo nghiên cứu. |
| Bổ sung thông tin mà không làm rối nội dung chính | Các phần giải thích mở rộng, thuật ngữ khó hoặc ghi chú chi tiết được đưa xuống cuối trang hoặc cuối tài liệu, giúp mạch nội dung chính không bị loãng. |
| Nâng cao tính chuyên nghiệp | Tài liệu có chú thích luôn tạo cảm giác đáng tin cậy, thể hiện sự đầu tư và trình bày chuẩn mực hơn, phù hợp cho môi trường học thuật và công việc. |
| Giúp văn bản súc tích và dễ đọc hơn | Việc tách thông tin phụ ra khỏi nội dung chính giúp bài viết ngắn gọn và mạch lạc, tránh gây quá tải thông tin cho người đọc. |
| Hỗ trợ người đọc chuyên sâu | Những người cần thông tin đầy đủ hơn có thể tham khảo phần chú thích để tìm thêm dữ kiện, lập luận hoặc nguồn tài liệu chi tiết. |
Chú thích và ghi chú (Comment) khác gì nhau ?
| Tiêu chí | Ghi chú (Comment) | Chú thích (Footnote/Endnote) |
|---|---|---|
| Mục đích | Góp ý, đánh dấu, trao đổi trong quá trình soạn thảo | Bổ sung giải thích, định nghĩa, hoặc trích dẫn nguồn tham khảo |
| Vị trí hiển thị | Lề phải văn bản hoặc trong khung Comments Pane | Gắn với số/ký hiệu nhỏ trong đoạn văn, hiển thị ở cuối trang (Footnote) hoặc cuối tài liệu (Endnote) |
| Khi in ra | Mặc định không hiển thị trong bản in | Luôn xuất hiện trong bản in, vì là một phần nội dung chính thức |
| Tính chất | Tạm thời, chỉ phục vụ quá trình chỉnh sửa nội bộ | Chính thức, gắn liền với tài liệu, bắt buộc phải giữ lại |
| Đối tượng sử dụng | Người biên tập, đồng nghiệp cùng chỉnh sửa | Người đọc cuối cùng (người tham khảo, nghiên cứu, học tập) |
| Ví dụ điển hình | Nhận xét: “Cần bổ sung số liệu ở đoạn này” | Chú thích: “(1) Nguồn: Báo cáo Tài chính 2024, trang 15” |
>> Tìm hiểu ngay: Mở File Word Online: Hướng Dẫn Dùng Ngay Không Cần Cài
Cách tạo chú thích Footnote và Endnote
Cách thêm Footnotes cho đối tượng trong Word
- Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn chèn chú thích (Footnote/Endnote)
- Bước 2: Trên thanh công cụ của phần mềm, bạn click chọn vào mục tab References
- Bước 3: Trong nhóm Footnotes, click vào chọn Insert Footnote để tiến hành tạo chú thích.
- Bước 4: Chọn Show Notes để di chuyển đến vị trí chú thích và tiến hành nhập chú thích.
Cách thêm Endnote cho đối tượng trong Microsoft Word
- Bước 1: Chọn vào đối tượng mà bạn muốn tiến hành chú thích.
- Bước 2: Trên thanh công cụ tiếp đến chọn vào tab References.
- Bước 3: Trong nhóm Footnotes bạn chỉ cần nhấn chọn Insert Endnote để tạo chú thích.
>> Xem thêm: Tiết kiệm thời gian chỉnh sửa văn bản với cách khắc phục siêu nhanh
Lời kết
Việc bỏ comment trong Word, cùng với tạo ghi chú trong Word và chỉnh sửa chú thích là kỹ năng ngay cả người dùng cơ bản cũng nên nắm. Khi bạn thành thạo thao tác xóa từng Comment, xoá toàn bộ, biết ẩn Comment khi cần, đồng thời sử dụng Footnote/Endnote đúng cách, tài liệu bạn soạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn và dễ chia sẻ hơn. Áp dụng đúng quy trình, bạn vừa giữ được lịch sử làm việc khi cần, vừa đảm bảo bản cuối sạch sẽ, rõ ràng và hoàn thiện.
Trong quá trình tìm hiểu thông tin ở bài viết này, nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào cần được hỗ trợ giải đáp, vui lòng liên hệ ngay đến MHG chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777.
